Secrétaire assistant de direction (h/f)

Secrétaire assistant de Direction (H/F)
Présentation de la structure
Le centre commercial Lens 2, l'un des plus anciens de France, a ouvert ses portes en 1972 avec pour objectif de dynamiser l'activité commerciale de la région lensoise - objectif pleinement atteint.
Le Groupement d'Intérêt Économique des Commerçants Indépendants de Lens (GIECIL), propriétaire de la galerie marchande depuis l'ouverture du site, recrute un(e) Secrétaire Assistant de Direction en CDI.
Le GIECIL place la convivialité, la proximité et la qualité de service au cœur de ses actions. Vous rejoindrez une structure à taille humaine, où la polyvalence, la rigueur et l'engagement sont valorisés.

Missions principales
Véritable soutien administratif et opérationnel du Président du GIECIL, vous assurez la bonne gestion quotidienne du site et participez activement à la coordination des activités de la galerie commerciale.
Vous travaillez en étroite collaboration avec le Président, le cabinet comptable, les prestataires techniques et les commerçants.
Vous veillez au bon fonctionnement administratif, comptable et logistique, tout en maintenant une communication fluide entre les différents acteurs.

I - Secrétariat
- Préparer et diffuser les circulaires à destination des commerçants (vie de la galerie, opérations spéciales, jours fériés, événements, interventions, travaux, etc.), principalement sous forme écrite.
- Envoyer les convocations aux assemblées générales (documents préparés par le cabinet d'expertise comptable).
- Assurer le classement, la numérisation et l'archivage des documents, ainsi que la recherche ponctuelle d'informations dans les archives.
- Préparer les dossiers pour les réunions du Conseil d'Administration.
- Rédiger et suivre les courriers et comptes rendus divers.

II - Gestion opérationnelle
- Recevoir et suivre les demandes et réclamations des commerçants.
-Tenir à jour une main courante des incidents éventuels.
-Gérer les incidents de premier niveau (alerte et coordination avec les services maintenance/sécurité).
-Suivre les interventions des prestataires (dératisation, nettoyage, organismes de contrôle, etc.).
-Réceptionner et suivre les dossiers travaux déposés par les enseignes.
-Transmettre par écrit les observations issues des rapports de contrôle des organismes de sécurité pour chaque commerçant concerné.

III - Comptabilité
-Effectuer les rapprochements bancaires et assurer le suivi de la trésorerie.
-En lien avec le cabinet comptable, préparer et envoyer les factures (membres du GIE, locataires, clients).
-Suivre les paiements et procéder aux relances si nécessaire.
-Vérifier les factures fournisseurs et préparer les échéances de règlement.
-Transmettre les pièces comptables et fournir le support administratif demandé par le cabinet.
-Utiliser les outils bureautiques et logiciels comptables (Excel, Sage ou équivalent).

IV - Communication
-Contrôler et suivre la mise en œuvre des animations de la galerie commerciale : communication, logistique et coordination avec les prestataires.
-Collaborer avec l'agence de communication et assurer la circulation des informations.
-Suivre les réseaux de communication du GIE (réseaux sociaux gérés par une agence externe).

Profil recherché
Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d'un sens aigu de la confidentialité, vous savez faire preuve d'autonomie et de discernement.
Vous disposez d'une excellente capacité d'adaptation et d'un bon sens relationnel, vous permettant d'interagir avec la direction, les commerçants et les prestataires.
Des notions de comptabilité et une bonne maîtrise des outils bureautiques faciliteront votre prise de poste.
La maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) est indispensable. La maitrise des réseaux sociaux (Facebook, Instagram,...) est un plus.
Le poste est basé au sein de la galerie commerciale.
Les horaires sont en journée et peuvent être aménagés.