Assistant/assistante de direction

Mission/Activités

Le/la titulaire devra assumer les principales missions suivantes :

* Faciliter la réalisation des missions et activités de la Secrétaire Générale et du collectif de Direction en cas de suppléance
* Gérer les relations internes et externes de la Secrétaire Générale
* Elaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, des documents, des comptes-rendus de réunions
* Agenda : organiser et gérer les rendez-vous, réunions et déplacements
* Préparation des instances
* Rechercher, diffuser, archiver les informations nécessaires
* Diffuser des informations sur les différentes plateformes internes
* Assurer une veille concernant les instructions nationales du Secrétariat Général
* Participer et prendre en charge différents évènements de Direction
* Prendre en charge l'assistance projet sur différentes thématiques
* Assurer la préparation et le suivi de dossiers divers

Ces missions sont à réaliser pour le Secrétariat Général et dans une optique collective à destination d'autres directeurs du Comité de Direction, le cas échéant.

Le titulaire devra également assumer des missions issues du socle transverse d'activité : ordonnancements, diffusion des publications internes via M@doc, suivi des informations du réseau (Syrion), gestion des heures supplémentaires, courriers (saisie, arrivées, départs), suivi boite mails, accueil visiteurs, organisation de petits événements….

Compétences

Être doté(e) d'un très bon relationnel :

* Présenter une image positive de la Direction et de l'organisme
* Écouter, analyser et le cas échéant reformuler les demandes
* Établir des relations de confiance avec ses interlocuteurs
* Rendre compte à sa hiérarchie
* Discerner les informations confidentielles de celles diffusables


Compétences techniques

Être en capacité de garantir la qualité d'activités opérationnelles et/ou techniques :

* Orienter les personnes vers le bon interlocuteur
* Préparer une réunion (constitution de dossiers, recherche d'information, prises de contacts,)
* Synthétiser dans une note l'information reçue ou traitée
* Réaliser des compte - rendus de réunion
* Coordonner les informations

Utiliser les fonctionnalités des outils bureautiques et nouvelles technologies pour la réservation des moyens matériels, la gestion des agendas et des plannings (suite Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint ; les outils collaboratifs (teams, sharepoint, planner, klaxoon…)


Être force de propositions :

* Proposer des améliorations de procédures
* Organiser ses activités en tenant compte des délais et des échéances
* Créer des outils pour faciliter l'activité de la Secrétaire Générale
Atout
* Connaître l'environnement professionnel (les missions, l'organisation, les acteurs et leurs rôles) d'un secteur public ou d'un organisme de Sécurité sociale