Gestionnaire administratif(ve)

Informations générales Organisme de rattachement Université de Valenciennes Référence 2025-2112626 Date de début de diffusion 21/11/2025 Date de parution 25/11/2025 Localisation Famars Intitulé long de l'offre Gestionnaire administratif(ve) Date limite de candidature 04/12/2025 Employeur L'université Polytechnique Hauts de France Nature du contrat CDD d'1 an Versant Fonction Publique de l'Etat Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire) Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction Statut du poste Vacant Intitulé du poste Gestionnaire administratif(ve) Descriptif de l'employeur L'université Polytechnique Hauts-de-France accueille près de 13 000 étudiants et favorise la fertilisation croisée entre les sciences, les technologies, les humanités et propose des cursus pluridisciplinaires. Aujourd’hui, l’établissement propose plus de 160 formations réparties au sein de trois établissements composants : - l’Institut National des Sciences Appliquées Hauts-de-France (INSA HdF) - l’Institut Universitaire de Technologie (IUT) - l’Institut Sociétés et Humanités (ISH) - l'Institut des Transversalités, du Sport et de la Santé (IT2S) La recherche à l’Université Polytechnique Hauts-de-France se déploie sur 5 campus (Mont Houy, les Tertiales, Cambrai, Maubeuge, Arenberg) et se développe au sein de 8 laboratoires. Descriptif du service Le cabinet du président de l’UPHF est une cellule stratégique rattachée directement au président de l’université, le Pr Abdelhakim Artiba. Son rôle consiste à assister le président dans ses missions de gouvernance, de pilotage stratégique et de représentation de l’établissement. Il coordonne les missions de conseillers et chargé·e·s de mission. Le cabinet est également un relais clé entre la présidence et les différentes instances de décision de l’université : le conseil d’administration, les services administratifs, les vice-présidences, etc. Description du poste Mission principale: Le/la Gestionnaire Administratif/ve recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire auprès de la présidence. Il·elle accompagne la communication externe et interne de la gouvernance. Il·elle accompagne les manifestations et événements en lien avec la communication et les relations internationales (cérémonies protocolaires, accueil de délégations étrangères, vœux, palmes académiques, cérémonie des retraités, assemblées) Il·elle est garante de la qualité de l’accueil de la présidence. T âches et activitées liées au poste : Suivi et veille des agendas de la présidence au sein du cabinet Préparation / organisation logistique et matérielle de réunions Planification et gestion des déplacements (missions, réunions, conférences et colloques) Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers, courriers) Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services internes et/ou externes Définir et mettre en œuvre des procédures de gestion facilitant le traitement de l'information interne et externe Appui à la préparation de dossiers stratégiques (COMP, HCERES) et la gestion des relations avec les partenaires externes (rectorat, communauté d’agglomération) Diffusion des informations émanant de la présidence à l’ensemble des services qui y sont rattachés en lien avec le service communication Organisation d’événements portés par la présidence Participation à la politique d'archivage de l'établissement - rôle de correspondant/référent Collaboration avec les services adossés à la présidence (DCom SAC PRI), la DG et autres SC-SG Conditions particulières d'exercice Le poste exige une grande capacité à gérer les situations d’urgence dans les périodes de surcharge de travail liées à l’activité de la présidence Descriptif du profil recherché Compétences et connaissances requises : Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur, de la recherche et des Universités Maîtrise des techniques de communication orale et écrite Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie Savoir créer et utiliser des tableaux de bord et outils de planification et suivi Savoir évaluer et hiérarchiser des besoins Savoir planifier et respecter des délais dans un calendrier et un cadre de gestion Savoir gérer les aléas Maîtrise de la communication Compétences comportementales attendues: Sens de l’initiative Capacité d’adaptation Réactivité Capacité à gérer le stress Sens relationnel, souplesse Discrétion, réserve, sens de la confidentialité Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique Capacité d’anticipation Sens de l'écoute Sens du service public Disponibilité Diplôme, formation ou expérience requise : Bac/ Bac 2 Secrétariat de Direction serait un plus Anglais niveau B1 Expérience souhaitée : 3 à 5 ans dans un poste similaire Temps plein Oui Rémunération contractuels (en € brut/an) Fonction de l'expérience Informations complémentaires Informations complémentaires Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels Localisation du poste : Campus des Tertiales-Bâtiment Ronzier à Valenciennes nformations rémunérations: -Titulaires: IFSE de catégorie B de 450 € -Contractuels: CDD de 1 an renouvelable ; Salaire mensuel entre 1855 € brut (minimum 1 an expérience sur un poste similaire) et 1964 € brut (minimum 5 ans d'expérience sur un poste similaire) Le télétravail pourra être envisagé après une période d’intégration, mais il ne sera pas possible lors de la prise de poste. Télétravail possible Oui Management Non Localisation du poste Europe, France, Hauts de France, Nord (59) Géolocalisation du poste Voirie Communale Université Val Mont Houy 59300 Famars Lieu d'affectation (sans géolocalisation) Valenciennes Critères candidat Niveau d'études / Diplôme Niveau 4 Baccalauréat Niveau d'expérience min. requis Confirmé Documents à transmettre L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Date de vacance de l'emploi 01/09/2025 Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) job-ref-y3cf7lyzv75ht@emploi.beetween.com