Le Groupe Hospitalier Loos Haubourdin (GHLH), recherche un/une secrétaire de direction à temps plein. Le GHLH est situé à proximité immédiate du CHU de Lille (3 km) et est située sur 2 sites : Le site d'Haubourdin, créé en 1997 qui héberge l'activité médico-sociale EHPAD. Le site de Loos, créé en 2013 héberge principalement l'activité sanitaire gériatrique mais aussi une activité médico-sociale avec un EHPAD pouvant accueillir jusqu'à 38 résidents et où des médecins libéraux interviennent. Pour plus d'informations, sur le GHLH consulter le site : GHLH Loos Haubourdin - 59 - Accueil ou HTTPS://GHLH.FR Les missions principales Le ou la Secrétaire de direction : assiste la Directrice afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de l'agenda, communication, préparation de réunions, traitement et circulation de l'information), des documents et des communications téléphoniques liés au service ou suivi des dossiers. organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure. Missions détaillées: Planification et gestion des rendez-vous de la Directrice, Réception et traitements des appels téléphoniques et/ou messages électroniques, Réalisation des travaux de frappe et de mise en forme de courriers, Rédaction de courriers, notes de service, Transmissions avec le supérieur hiérarchique, Traitement du courrier quotidien (tri, enregistrement, traitement, diffusion, archivage), Impression des documents pour la Direction, Suivi des affaires courantes, Transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.), Gestion quotidienne de la page FACEBOOK, Mise à jour hebdomadaire de la valise de garde administrative, Classement et archivage des dossiers (papier et dématérialisé), Gestion des instances réglementaires et autres réunions/manifestations : planification, préparation et envoi des dossiers, participation aux instances, prise de notes, rédaction des comptes-rendus, Gestion des stocks de fournitures dans son domaine (commande, suivi), Gestion de l'affichage dédié, Accueil des personnes (patient, usagers, familles), Assurer la gestion des évènements (ex : portes ouvertes) majeurs et protocolaires (ex : visite Président Fédération Hospitalière de France) avec notamment la tenue d'un draft, Gestion et/ou suivi des enquêtes, Tenue du tableau annuel (diagramme de gant) des dossiers de l'établissement (ex : dossiers de renouvellement à envoyer, projets), Savoir-faire : Compétences et connaissance en secrétariat, Rédiger et mettre en forme des notes, des courriers, des documents et/ou rapports, Connaissance de la sténographie ou prise de notes rapide, Technique rédactionnelle (bonne connaissance de l'orthographe et sa synthèse), Rédiger les comptes-rendus rapidement et synthétiquement. Savoir planifier et gérer les rendez-vous tout en tenant compte des impératifs et imprévus de dernières minutes, Savoir optimiser les informations (les recueillir dans toutes les situations et les diffuser), Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher), et Internet Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures, Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire, Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, en interne et en externe, S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes, Savoir-être : Respect de la hiérarchie, de la confidentialité/Discrétion/Secret professionnel, Sens des responsabilités, des priorités, du reporting et de l'alerte, Organisation et travail en autonomie, Faire preuve de disponibilité et de résistance au stress, Rigueur et faire preuve d'initiative, Qualités relationnelles de disponibilité, d'écoute, de communication, d'accueil, Adaptabilité, esprit d'équipe pluridisciplinaire et en réseau Diplômes ou formations appréciées : Secrétariat et gestion administrative. Bac professionnel secrétariat (niveau IV)/BTS assistant.e de direction (niveau III). Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher), et Internet souhaitée. Expérience souhaitée : a minima d'1 an dans le domaine administratif. Expérience dans la Fonction Publique Hospitalière ou sur un poste équivalent en Fonction Publique. CONDITIONS D'EXERCICE Poste temps à temps plein Horaires fixes: en semaine du Lundi au Vendredi Rémunération selon grille de la fonction publique hospitalière Statut : contractuel (CDD ou CDI) ou fonctionnaire Permis B souhaitée (déplacement sur les 2 sites Loos et Haubourdin) AVANTAGES Parking gratuit. Versement Forfait mobilité durable Remboursement de titre de transport en commun Versement SFT Formations (institutionnelles, études promotionnelles) Prime Ségur CGOS Merci d'adresser votre candidature à l'attention de Madame Séverine LABOUE, Directrice, à cette adresse mail : dtetsi@ghlh.fr dtetsi@ghlh.fr
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