Assistant archives h/f

Description du poste

Métier

Assistanat - Assistanat

Intitulé du poste

Assistant Archives H/F

Type de contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Mission

Poste dAssistant·e Archives pour celles et ceux qui aiment organiser, structurer et accompagner les équipes au quotidien

Votre futur métier
Vous rejoignez le siège du Groupe à Villeneuve dAscq, au sein du pôle Environnement de Travail, une équipe de 15 personnes composée de la logistique, de la flotte automobile et mobilité, des moyens généraux et des archives.
Vous intégrerez plus particulièrement léquipe Archives, aux côtés dun·e archiviste et dune alternante. Vous serez rattaché·e à la Responsable du pôle, tandis que larchiviste assurera le pilotage fonctionnel de vos missions.

Votre rôle est dassurer la gestion administrative, documentaire et organisationnelle du service Archives, avec un impact sur lensemble des métiers du Groupe.

Vos missions :
- Assurer la gestion quotidienne du service : commandes, suivi des bons de commande, traitement des factures, mise à jour des tableaux de bord et des indicateurs dactivité.
- Répondre aux demandes des services internes : recherches documentaires, organisation du prêt et du retour des dossiers, accompagnement dans les bonnes pratiques darchivage.
- Contribuer au tri, au classement, à lindexation et au conditionnement des archives papier, en conformité avec les référencements en vigueur.
- Participer aux projets de modernisation du service : préparation et suivi des opérations de numérisation, contribution à lamélioration des procédures et à la fiabilité des référencements.
- Soutenir larchiviste dans la conduite des projets liés à la migration digitale.
- Assurer un premier niveau de service aux clients internes du Groupe.

Le télétravail est possible jusquà 2 jours par semaine, après 6 mois dans le poste.

Profil

Vous êtes à laise dans un environnement administratif où lorganisation, la rigueur et la précision sont essentielles. Vous savez gérer plusieurs tâches en parallèle, hiérarchiser les priorités et travailler en autonomie sous la responsabilité de votre manager.
Vous maitrisez les outils informatiques et êtes disposé(e) à vous former aux logiciels métiers du service. Le vocabulaire informatique vous est familier, et vous êtes à laise pour collaborer avec les équipes informatiques internes ainsi quavec des prestataires externes.
Vous appréciez le contact avec les équipes internes, êtes attentif·ve à la qualité du service rendu et faites preuve de discrétion, de fiabilité et de réactivité dans les situations du quotidien.
Le poste requiert également une bonne capacité danalyse afin de comprendre les demandes des collaborateurs et les attentes de larchiviste. Un esprit réfléchi est indispensable pour sapproprier de nouveaux outils. Enfin, la curiosité pour les métiers du Groupe et leurs pratiques professionnelles constitue un véritable atout

Comment réussir sur ce poste
Vous réussirez si vous faites preuve dune organisation exemplaire et dune grande rigueur dans vos tâches administratives. La qualité et la fiabilité des informations que vous traitez seront essentielles. Votre aisance avec les outils numériques vous permettra dêtre rapidement opérationnel·le et de contribuer à la modernisation du service.
Votre sens du service et votre capacité à répondre avec clarté et réactivité aux demandes internes feront la différence et contribueront à limage positive du pôle.

Ce que vous retirerez de ce métier
Vous développerez une vision complète du fonctionnement du pôle Environnement de Travail et de l'ensemble des métiers du groupe Vilogia. Vous apprendrez à maîtriser lensemble des processus documentaires, gagnerez en autonomie et participerez à des projets de modernisation structurants.
Vous contribuerez à une mission qui a du sens : Bâtir durable, loger abordable et accompagner solidaire.

Vous aurez l'opportunité d'évoluer dans un groupe qui place ses valeurs au cœur de son action :
lesprit dentreprendre, pour la confiance accordée et lautonomie dans la manière dorganiser votre travail ;
lutilité sociétale, pour votre rôle au service des clients internes en apportant des réponses rapides et de qualité ;
et la performance collective, pour les opportunités de carrière et laccompagnement dont bénéficient les collaborateurs.

Informations complémentaires

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