L'Assistant (H/F) en gestion administrative devra assurer de manière autonome, le suivi des moyens financiers et humains de l'unité. Il ou Elle prend en charge des dossiers transverses en relation avec les autres services de l'unité et de la délégation. Elle prendra le relais en l'absence de la Secrétaire Générale en dépense, en recette et en suivie des recrutements. Pour assurer pleinement ces fonctions, la délégation de signature pourra lui être accordée.
Activités
Activité 1 :
Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement,
Suivre l'exécution du budget,
Rendre compte de l'activité financière à l'aide de tableaux de bord et de reporting,
Contribuer à l'élaboration du budget et des budgets rectificatifs,
Participer à l'élaboration de la tarification,
Répondre aux audits financiers de la délégation.
Activité 2 :
Suivre les nouveaux entrants, stagiaires, invités,
Relayer les informations auprès des nouveaux entrants, stagiaires, invités,
Préparer les arrivées en coordonnant les opérations avec l'ensemble des services de l'unité (informatique, hygiène et sécurité, logistique, réservation chambres d'hôte),
Collecter et vérifier les documents administratifs et médicaux nécessaires à l'entrée de l'unité,
Remonter les dysfonctionnements auprès de la direction et de la qualiticienne,
Proposer des axes d'amélioration auprès de la direction.
Activité 3 :
Suivre l'exécution des marchés relevant de sa responsabilité,
Participer à la rédaction du cahier des charges (CCTP),
Relayer les informations utilisateurs/prestataires/service achat de la délégation,
Effectuer des audits sur l'exécution du marché,
Remonter les dysfonctionnements auprès de la direction et du service achat de la délégation, Proposer des axes d'amélioration auprès de la direction.
Activités 4 :
Effectuer les devis de prestations,
Enregistrer les recettes et suivre l'exécution des encaissements,
Réaliser des statistiques,
Mettre à jour les bases de données.
Compétences
Savoirs / connaissances :
-Règles et techniques de la comptabilité
-Comptabilité analytique
-Systèmes d'information budgétaires et financiers
-Environnement et réseaux professionnels
-Connaissance des Marchés publics
-Gérer son activité dans un calendrier
-Communiquer et faire preuve de pédagogie
-Mettre en oeuvre des procédures et des règles
-Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir-faire :
-Analyser les données comptables et financières
-Appliquer des règles financières
-Assurer le suivi des dépenses et des recettes
-Exécuter la dépense et la recette
-Analyser les conventions
-Réaliser des synthèses
-Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité de gestion financière CNRS
-Concevoir des tableaux de bord,
-Assurer une veille,
-Gérer son activité dans un calendrier.
Savoirs-être :
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
-Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
-Informer et rendre compte
-Travailler en équipe
-Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
Contexte de travail
La Station de Primatologie de Rousset est une unité d'appui à la recherche. C'est un centre d'élevage de primates non humains qui héberge également 4 plateformes. La Station de Primatologie héberge actuellement environ 450 primates de 5 espèces différentes. Elle est implantée en pays Aixois, sur un parc boisé de 18ha dont 7 ha sont cloturés et sécurisés. 3500 m2 de bâti hébergent un bâtiment administratif, un laboratoire et les animaleries. Pour en assurer le fonctionnement, le Directeur s'appuye sur une équipe de 11 ITA CNRS et 4 CDD occupants des métiers divers et variés (vétérinaires, assistant vétérinaire, assistant éthologue, responsable et agents en charge de l'entretien du bâti, informaticien, agent d'accueil, gestionnaire).
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
La Station de Primatologie de Rousset est une unité d'appui à la recherche. C'est un centre d'élevage de primates non humains qui héberge également 4 plateformes. La Station de Primatologie héberge actuellement environ 450 primates de 5 espèces différentes. Elle est implantée en pays Aixois, sur un parc boisé de 18ha dont 7 ha sont cloturés et sécurisés. 3500 m2 de bâti hébergent un bâtiment administratif, un laboratoire et les animaleries. Pour en assurer le fonctionnement, le Directeur s'appuye sur une équipe de 11 ITA CNRS et 4 CDD occupants des métiers divers et variés (vétérinaires, assistant vétérinaire, assistant éthologue, responsable et agents en charge de l'entretien du bâti, informaticien, agent d'accueil, gestionnaire).
Le poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST), et nécessite donc, conformément à la réglementation, que votre arrivée soit autorisée par l'autorité compétente du MESR.
Contraintes et risques
Lieu isolé, véhicule obligatoire
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