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Mission du poste
Vos missions en quelques mots 1. Conception et mise en œuvre d’actions de communication interne - Piloter les actions de communication permettant de valoriser les activités de la délégation o Rédiger les articles concernant son périmètre d’activités et accompagner les chefs de départements dans la rédaction d’articles thématiques o Assurer la parution des articles dans les différents médias à disposition (intranet, newsletter…) - Participer aux projets transverses de la délégation o Assurer une veille permanente sur les appels à projets des politiques publiques, piloter et participer à la rédaction de leur réponse o Accompagner le délégué et son adjointe sur les projets de transformation de la délégation - Concevoir des outils et supports d’information et de communication, y compris numériques. - Assurer un rôle de conseil en matière de communication. 2. Réalisation et mise en œuvre de missions de gestion administrative courante en faveur des agents de la délégation - Accueil physique et téléphonique de la délégation en veillant à garantir un service de qualité (accessibilité, conditions d’attente et convivialité). Cette mission implique, le cas échéant, la remise de badges pour permettre aux visiteurs de circuler dans les locaux ; - Gestion des rendez-vous médicaux des agents dans le cadre de la médecine de prévention (planification des rendez-vous, convocations, fiches de préconisation etc.) ; - Gestion administrative courante : numérisation, nommage des documents, archivage numérique et papier, rédaction de documents, création de procédures, passage de commandes pour le compte des agents de toute la délégation ; - Traitement du courrier : courrier entrant, courrier sortant et envoi/ réception de colis ; - Mise à jour régulière et transmission du kit du nouvel arrivant (annuaire, organigrammes, qui fait quoi) ; - Réservation et mise en place des salles de réunion avec, le cas échéant, la préparation de chevalets et de dossiers ; - Gestion des demandes et incidents sur le logiciel TID et ODIN ; - Gestion des déplacements des agents de l’ensemble de la délégation (ordres de mission et états de frais) ; Cette tâche implique également, en chaque début d’année, la mise à jour des ordres de mission permanents et des autorisations de conduire. - Gestion des fournitures administratives ; - Recensement des matériels en stock y compris ceux liés à l’actualité sanitaire ; - Réceptions de livraisons de matériels et distribution aux services demandeurs ; - Mise en place et suivi de tableaux de bord pour la délégation (tableaux notamment d’ordre budgétaire) Profil recherché Connaissances Outils et méthodes de communication Environnement administratif, institutionnel et politique Maîtrise des logiciels bureautiques (Pack Office) Savoir-être Sens de l’organisation Etre autonome et créatif Sens des relations humaines et du travail en équipe Etre rigoureux Prise d’initiative Réactivité Savoir rendre compte Savoir-faire Concevoir et mettre en œuvre la stratégie de communication Mettre en œuvre le conseil en communication Planifier, organiser une activité Sens du dialogue Sens de l’organisation et de la méthode Traduire un besoin, une demande Travailler en réseau Sens de la confidentialité Rendre compte Polyvalence Mettre en œuvre le conseil en communication Éléments de candidature Personnes à contacter Pauline MILLET : pauline.millet@justice.gouv.fr
