Référence UCA : 2025081C
Le profil complet est disponible sur le site de l'UCA : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/personnels-administratifs-et-techniques
Les auditions se dérouleront mardi 9 septembre après-midi
MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
La personne recrutée sur le poste de gestionnaire administrative est affectée à l'Institut Lettres, Langues, Sciences Humaines et Sociales (iLLSHS).
L'institut LLSHS est l'un des 6 instituts de l'UCA. Il regroupe 6 composantes (Institut National Supérieur du Professorat et de l'Education / Langues, Cultures et Communication / Lettres, Culture, Sciences Humaines / Psychologie, Sciences Sociales, Sciences de l'Education / Sciences et Techniques des Activités Physiques et Sportives / Ecole Nationale Supérieure d'Architecture de Clermont-Ferrand), 11 laboratoires de recherche, la Maison des Sciences de l'Homme (MSH) et une Ecole Doctorale.
Placé-e sous la responsabilité de la Directrice administrative, il/elle devra coordonner, différents dossiers transversaux en lien avec des directions d'appui ou de soutien et les différentes structures de l'iLLSHS.
Il/Elle aura également en charge l'organisation du bureau de l'institut.
ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Assister le Directeur et la Directrice Administrative dans la gestion administrative des relations internes et externes
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des instances (ordre du jour, convocation, lancement des réunions en distanciel, prise de note, rédaction de PV et diffusion.)
- Préparer les dossiers du Directeur et de la Directrice Administrative, en vue des réunions et des interventions, en veillant au respect des délais, et en lien étroit avec les services des institut
- Elaborer et rédiger des documents (courriers, notes, procès-verbaux...)
- Transmettre en interne (composantes et laboratoires de recherche) et en externe, les décisions prises et les informations pertinentes
- Gérer des enquêtes
- Mettre à jour des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information
- Gérer le fichier des contacts institutionnels (listes de diffusion, listes des référents.)
- Suivre les parapheurs en interface avec la Direction
- Rédiger des documents et des courriers administratifs
- Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
- Participer à la réalisation de bilans d'activités
COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Connaissance de l'environnement institutionnel, en particulier de l'enseignement supérieur et de la recherche, et des règles administratives
- Connaissance des techniques d'élaboration de documents
- Connaissance des techniques d'accueil téléphonique et physique
- Connaissance des techniques de communicationConnaissance de la culture internet et des outils de communication collaborative (Teams)
Compétences opérationnelles :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Prendre et rédiger des notes, comptes-rendus et documents de tous ordres
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Power Point.) et numérique (Site Internet, Visioconférence .
- Appliquer la réglementation des domaines d'implication et respecter les procédures
Compétences comportementales :
- Réactivité, dynamisme et rigueur
- Autonomie
- Discrétion professionnelle et stricte respect de la confidentialité des informations traitées
SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Possible surcharge ponctuelle
- Mobilité ponctuelle possible sur les campus universitaires
- Rémunération : base INM 366 soit 1801.74 € bruts mensuels
- Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
- Congés : 49 jours annuels pour un temps plein
- Participation aux frais de transports en commun
- Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
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