Cdd assistant(e) du service de la scolarité

DESCRIPTIF DU POSTE L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche dans le domaine des sciences, des usages et de l’économie pour répondre aux enjeux du développement durable. Sous tutelle du Ministère de la transition écologique et solidaire et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international. Avec un effectif moyen de près de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support. Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation. Elle s’est engagée depuis septembre 2023 et avec l’ensemble de ses parties prenantes, dans une démarche pour élaborer son nouveau plan stratégique, Ponts Ambition 2030, avec l’ambition de devenir un centre de recherche et de formation de niveau international sur les questions de transition écologique, poursuivant et amplifiant une longue histoire au service des transitions qui ont traversé les sociétés à l’échelle globale. L’École nationale des ponts et chaussées est membre de l’Institut Polytechnique de Paris. Présentation générale de la Direction de la scolarité et des moyens : La Direction de la scolarité et des moyens, est engagée dans une démarche de préfiguration, afin de préparer une organisation cible plus lisible, plus robuste et mieux adaptée aux enjeux actuels de l’École. Cette évolution s’inscrit dans un contexte marqué par plusieurs transformations: • la croissance des effectifs étudiants et la diversification des profils accueillis ; • le déploiement du nouveau système d’information Auriga qui fait évoluer en profondeur les processus de scolarité ; • le contexte budgétaire invitant à construire une organisation plus efficace et fondée sur une allocation responsable et rigoureuse des moyens ; • l’évolution des missions des RACA, appelés à concilier leurs responsabilités académiques avec un investissement significatif dans leurs activités de recherche. Enfin, cette préfiguration permettra d’accompagner les chantiers à venir : évolution de la formation d’ingénieur, renforcement de l’expérience étudiante et intégration des dynamiques portées par IP Paris. Les fiches de poste ci-après traduisent cette organisation appelée à se consolider progressivement au fur et à mesure de sa mise en œuvre par la Direction de la scolarité et des moyens. Poste rattaché au responsable du pôle scolarité, lui-même placé sous l’autorité de la Directrice adjointe de l’Enseignement, en charge de la Scolarité et des Moyens. Vos missions : L’assistant(e) du service de la scolarité assure un appui administratif et organisationnel aux activités du service. Il/Elle assure en premier lieu un soutien administratif au responsable du pôle scolarité dans l’exercice de ses missions, tant dans ses fonctions de responsable de pôle que dans ses missions d’inspection des études. Il/Elle apporte également un appui administratif et organisationnel aux activités du service. Il/Elle contribue notamment à la préparation des opérations liées à la diplomation des élèves ingénieurs et à l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes. Dans le cadre de la préfiguration, le périmètre des missions pourra évoluer afin d’accompagner la mise en place progressive des nouveaux services et pôles. Appui aux activités du pôle scolarité : • Assurer un soutien administratif au responsable du pôle scolarité dans l’exercice de ses missions, notamment celles exercées en qualité d’inspectrice des études. • Délivrer les attestations de scolarité et autres attestations administratives relatives au parcours des étudiants. • Assurer le suivi administratif des prolongations de scolarité et préparer les éléments nécessaires à leur instruction. Appui aux opérations de diplomation : • Assurer l’organisation administrative des prix spéciaux. • Assurer un appui à l’organisation de la cérémonie des diplômes. Renfort ponctuel aux activités de la Direction de l’Enseignement : • Apporter un renfort ponctuel à d’autres services ou pôles de la Direction de l’Enseignement en cas de pic d’activité ou d’absence, afin d’assurer la continuité du service. PROFIL RECHERCHÉ Poste de catégorie C. Fonctionnaire ou contractuel (CDD), possibilité d’accueil en détachement. Compétences techniques : • Connaissance du fonctionnement général de l’enseignement supérieur et de l’environnement administratif d’un établissement d’enseignement. • Connaissance des procédures administratives liées à la diplomation et à la gestion de la scolarité. • Maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion de la scolarité. Compétences organisationnelles : • Capacité à organiser et suivre des dossiers administratifs variés. • Rigueur dans le traitement des informations et fiabilité dans la gestion des données. • Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter des échéances. Compétences relationnelles : • Qualités relationnelles et sens du service auprès des étudiants et des interlocuteurs internes. • Capacité à travailler en équipe et à rendre compte de son activité. • Discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement des dossiers. Ce poste est accessible aux personnes en situation de handicap.