Vos missions en quelques mots DEFINITION DU POSTE Le poste s’articule autour de 3 missions : Ø Secrétariat du Directeur Ø Gestion administrative et coordination des affaires générales du service Ø Soutien à la gestion des ressources humaines MISSIONS PRINCIPALES s Secrétariat du Directeur : gestion des rendez-vous, organisation des réunions, gestion des courriers et mails de la DRCI, participation aux réunions et rédaction des comptes rendus. Coordination des agendas et des activités du Directeur et du Président de la DRCI, notamment dans le cadre de l’organisation des réunions institutionnelles et de service. s Gestion documentaire et démarche qualité : participation à l’organisation et à la gestion documentaire de la DRCI, structuration, classement et archivage des documents administratifs et institutionnels, formalisation des circuits et des tâches via la rédaction et la mise à jour de procédures, modes opératoires et documents qualité, en lien avec la démarche qualité du service avec l’accompagnement de l’ingénieur qualité. s Soutien à la gestion des ressources humaines : saisies des formulaires RH, suivi des contrats, des évaluations, des formations, des recrutements, des congés et absences Ø En binôme/trinôme DRCI : s Gestion et coordination administrative des affaires générales du service : diffusion et suivi des appels d’offres recherche (DGOS, AOI, PHRC-I, recherche translationnelle, paramédicale, soins primaires), coordination administrative et appui transversal aux différents secteurs de la DRCI selon les besoins (rédaction de conventions, courriers, comptes rendus et divers documents administratifs). s Participation, à l’actualisation et à l’organisation des outils de communication interne et documentaire de la DRCI (SharePoint, intranet, espaces documentaires partagés). Des activités complémentaires peuvent être confiées en fonction des besoins du service. Profil recherché PREREQUIS Diplômes / qualification - Diplôme de niveau BAC 2 dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative SAVOIR - Accueil téléphonique - Classement et archivage - Communication/relations interpersonnelles - Droit hospitalier / Connaissance du milieu hospitalier - Organisation et fonctionnement interne de l'établissement - Secrétariat - Maitrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Pack Office, MRH, Easydore, Chronos) SAVOIR FAIRE · Accueillir et orienter des personnes, · Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire, · Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites, · Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, · Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures, · Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence, · S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes, · Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau, · Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC) SAVOIR ETRE · Sens de l’organisation, rigueur et dynamisme · Esprit d’équipe et sens de l’initiative · Bonnes capacités relationnelles et de communication · Capacité d’adaptation rapide · Disponibilité · Respect de la confidentialité et du secret professionnel · Autonomie dans le travail Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Secrétariat, bureautique Localisation Localisation : 58, rue Montalembert 63 003 Clermont-Ferrand Cedex 1 Flèche gauche : déplacer la carte vers la gauche Flèche droite : déplacer la carte vers la droite Flèche bas : déplacer la carte vers le bas Flèche haut : déplacer la carte vers le haut Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire
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