Description du poste
Placé(e) sous la responsabilité du directeur de l'établissement, vous vous associez pleinement à ses missions afin d'optimiser au quotidien la gestion de la résidence.
A ce titre, vos missions seront les suivantes :
Accueil/administratif
* Accueillir les résidents et veiller à leur confort
* Assurer la transmission des informations en interne et externe
* Rassembler et suivre les différentes pièces en fonction des procédures administratives définies
* Tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
* Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
* Commander le matériel, les fournitures, les consommables et assurer la conformité de la livraison
Assistance du directeur
* Suivre l’activité commerciale en l’absence de la direction (suivi du logiciel Salesforce, relances prospects, envoi de documentation et prise de RDV)
* Coordonner l’activité de l’équipe d’accueil (accompagnement, gestion de planning, contrôle)
* Réaliser un suivi d’activité (reporting…)
* Assurer des ouvertures/fermetures et permanences de week-end
Paie/RH
* Réaliser la gestion administrative des contrats des collaborateurs et leur suivi (DPAE, contrats de travail, remise des documents à l’embauche…)
* Suivre les conditions d'exécution d'un contrat ;
* Assurer la tenue et le suivi des dossiers des collaborateurs
* Organiser les visites médicales et effectuer les déclarations AT, AM
* Suivre les planning
* Préparer et transmettre les éléments variables de paie au siège
* Editer, vérifier et mettre sous plis les bulletins de salaire
* Accompagner le directeur dans la gestion administrative du CSE
* Devenir l'interlocuteur des salariés sur les questions sociales
* Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
Comptabilité
* Envoyer les factures fournisseurs au siège
* Vérifier et suivre les règlements des factures fournisseurs
* Contrôler l’encodage et le classement administratif des pièces comptables
* Contrôler la facturation résidents en lien avec le personnel d'accueil
* Contrôler la facturation fournisseurs et envoyer les documents numérisés au siège en suivant les procédures définies
* Effectuer les relances clients
* Suivre la caisse
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