Agent polyvalent des services administratif (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi L'agent polyvalent des services administratifs assure l'accueil physique et téléphonique du public en mairie.
Il renseigne, oriente le public en fonction des situations.
Il établit les actes d'état-civil. Missions / conditions d'exercice Accueil physique et téléphonique du public :
- accueillir le public avec amabilité
-prendre des messages
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
-gérer les situations de stress et réguler les tensions
-réagir avec pertinence aux situations d'urgence
-Conserver neutralité et objectivité face aux situations
-gérer des tableaux de bord de fréquentation
-faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurités liées à un équipement, un matériel, un lieu, une
activité.
Renseignement et orientation du public :
- identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
- gérer un planning de réservation (salles...°
- orienter vers les services et personnes compétents
- renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- aider à rédiger des documents administratifs
Gestion et affichage des informations :
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Présenter des documents d'information et de communication
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations.
Instruction des formalités administratives, des licences de boissons
Révision des listes électorales
Gestion et suivi du cimetière
Tenue administrative des registres d'état-civil :
- délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
- contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
- rédiger des mentions et des courriers
Réception des déclarations et établissement des actes d'état-civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc ...)
- apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis
d'établissement ou de séjour, etc ...)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Etablir les différents actes d'état-civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc ...)
Etablissement des dossiers de mariage :
- Etablir à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage, préparer le livret de famille,
- Inscrire le mariage dans le registre
Préparation des cérémonies commémoratives, des mariages et baptêmes civils
Rédaction des arrêtés de police
Enregistrement du courrier
Relations avec les fournisseurs
Relations avec les autres services Profils recherchés Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)
Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension, de reformulation
Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles et organisationnelles
Avoir une capacité d'adaptation
Être réactif