Agent d'acceuil / assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Assistante moyens généraux
Assistante du service patrimoine et infrastructures
Accueillir et orienter le public Missions / conditions d'exercice •Ouvrir et fermer les portes de l’accueil principal au public aux horaires en vigueur
•Ouverture et contrôle des personnes entrant sur le parking
•Accueillir les usagers et/ou les prestataires et les orienter vers les personnes compétentes avec amabilité
•Réceptionner et remettre le courrier du jour au facteur
•Prendre des messages et les transmettre aux personnes compétentes (dans l’idéal par mail pour une traçabilité des échanges)
•Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
•Prendre les rendez-vous liés aux SVP collecte (rdv composteurs, conteneurs, encombrants) et émettre les feuilles journalières
•Prendre les rendez-vous pour l’Espace France Services
•Gérer les plannings de réservation des salles et des véhicules
•Veiller à actualiser les documentations laissées à la disposition des usagers par voie d’affichage ou sur les présentoirs
•Répondre et/ou transmettre aux services concernés les mails reçus sur la boîte
•Effectuer des tâches de secrétariat (mise à jour de tableurs, …)
•Comptabiliser journalièrement le nombre d’appels rentrants et de visites physiques
•Gérer les situations de stress, savoir identifier et gérer les demandes en fonction de leur degré d’urgence
•Remonter toute information jugée anormale à la direction
-Assurer le secrétariat des moyens généraux
-Assurer le secrétariat des conseils communautaires (convocations, mise en forme du dossier des conseils communautaires, délibérations, décisions, procès-verbaux, classement et archivage) ;
-Transmettre les actes (délibérations / décisions) en sous-préfecture, dans les services, aux mairies et aux services extérieurs concernés ;
-Gestion de l’organisation des séances de conseils ;
-Gestion du stock des boissons et alimentation ;
-Gestion et centralisation des achats liés aux moyens généraux dans le respect de la politique d’achat durable ;
-Mise à jour des bases de données ;
-Participation au développement d’outils d’optimisation des moyens généraux
-Gestion du courrier entrant et affranchissement ; distribution du courrier dans les services ;
-Gestion de la partie comptable liée aux moyens généraux ;
-Suivi des contrats (prestataires…), des baux et conventions liés au patrimoine mobilier y compris gestion comptable ;
-Prise de rendez-vous.

SECRETARIAT DU SERVICE PATRIMOINE ET INFRASTRUCTURES Profils recherchés RAS