Agent administratif (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Fonctions d'ACCUEIL et d'ORIENTATION
- Accueil physique et téléphonique : informer, renseigner et orienter les patients, familles et personnes extérieures. Ouverture du portillon sécurisé.
- Gestion des rendez-vous avec les familles
- Gestion des RDV : pédicure, coiffeur
- Aide quotidienne aux résidents (établir chèque, explication de courrier...)

Fonctions ADMINISTRATIVES
- Etablir, en lien avec les familles et patients, les démarches administratives liées aux admissions des patients (contrat de séjour, déclaration d'impôts, demande APA, APL et Aide sociale...)
- Gérer les échanges d'information avec les organismes extérieurs (Conseil général, gestionnaire de tutelle, CAF, Mairie, Trésor public, Sécurité sociale) et avec les autres services de l'établissement
- Gestion du courrier : collecter, trier et distribuer le courrier
- Gestion des commandes de fournitures de bureau
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports,...) tri, classement, archivage, numérisation...
- Facturation des téléphones
- Vérification des factures au retour
- Contrôle du paiement avec le Trésor Public

Fonctions d'ADMISSION et GESTION de DOSSIER
- Organiser, en lien avec le service, les admissions des résidents
- Effectuer la gestion administrative des dossiers GAM pour les résidents de l'EHPAD
- Validation des mouvements GAM (en lien avec la cellule facturation)
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi des résidents et de leurs mouvements
- Assurer le suivi des tableaux d'activité, mise à jour du logiciel AMELI
- Assurer le secrétariat du Conseil de vie sociale
- Formalités pour tous les résidents en cas de décès
Fonctions MEDICALES
- Courriers médicaux : A chaque consultation, transfert et sortie / Prise de RDV / Synthèse de séjour / PATHOS (aide ponctuelle)
- Gestion des locations de matériel
- Commandes de véhicules pour transport
- Classement des dossiers médicaux des résidents (courriers, biologie, examen, etc...)

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPÉTENCES :
- Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles
- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance
- Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
- Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...)
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Saisie des données liées à l'activité médicale (codage)
- Connaissances des bonnes pratiques pour promouvoir la bientraitance auprès de la personne âgée
- Connaissance de son cadre d'exercice légal
- Organisation, rigueur.
- Discrétion et réserve professionnelle.
- Qualités relationnelles : écoute, disponibilité, patience.
- Capacité à se remettre en question et à proposer des pistes d'amélioration si besoin.

ORGANISATION DU TRAVAIL :
- Poste prévu du lundi au vendredi sur l'horaire de : 8h00 à 16h30.

LIENS HIÉRARCHIQUES
- Directeur de pôle
- Directeur financier
- Direction des Soins
- Médecin Coordonnateur
- Cadre Supérieur de Santé du Pôle Gériatrique Hébergement
- Cadre de Santé de l'EHPAD

LIENS FONCTIONNELS
- Médecin Gériatre
- Personnel paramédical
- Responsable du service financier
- Responsable du bureau des entrées
- Responsable des secrétaires