Responsable administratif et financier

Vos missions en quelques mots Management : - Encadrer, animer et assurer le suivi de l’activité des équipes. - Conduire et piloter des projets transversaux. - Assurer l'interface entre les différents services et la hiérarchie - Organiser, participer et assurer le suivi des réunions internes et externes dans son champ d'intervention - Assurer une veille documentaire et diffuser de l'information sur les projets de compétences Gérer et animer une équipe - Accueillir, informer, transmettre les consignes générales et particulières aux personnels nouvellement nommés - Encadrer animer et assurer le suivi de l’activité de l’équipe - Contrôler les déplacements et vérifier les états de frais - Conduire et piloter des projets transversaux - Initier et développer des démarches innovantes - Conduire les entretiens annuels des collaborateurs - Rédiger les comptes rendus des entretiens professionnels Procéder à l’exécution et au suivi du budget de la structure - Préparer le budget prévisionnel, la conférence budgétaire - Répartir le budget de la structure suite à sa notification par les services financiers de l’Etat - Saisie des demandes d’achats et des services faits Chorus Formulaires, en cas de besoin - Effectuer le contrôle des factures et la mise en paiement, en cas de besoin - Renseigner les différents tableaux de bord - Suivi du budget et recherche d’informations correspondantes sur Chorus Production Contribuer au fonctionnement de la fonction achats - Evaluer quantitativement et financièrement les besoins - Sensibiliser les services de la structure à faire des achats efficaces - Rechercher des fournisseurs en fonction des besoins - Préparer les commandes et leur suivi administratif en lien avec la PFI - Assurer la réception et procéder au contrôle des livraisons - Préparer les demandes d’achats avec les documents marchés - Evaluer le travail de son équipe sur les process d’achat et de dépenses Profil recherché Élaborer les statistiques et les tableaux de bord - Remplir annuellement les différents tableaux pour la commission d'évaluation - Réaliser toute autre statistique à la demande de la DISP Participer à l’équipe de direction et au pilotage de dossiers transversaux : L’attaché sera chargé d’assurer des astreintes, selon un planning défini par avance. L’astreinte impose une disponibilité importante et une appréciation globale du fonctionnement d’un établissement pénitentiaire. Un réel intérêt pour l’organisation générale de l’établissement est indispensable. Une connaissance a minima des procédures est attendue. L’astreinte nécessite une réactivité importante pour pouvoir prendre des décisions opportunes. Cela peut nécessiter un déplacement en urgence à l’établissement. L’astreinte dure une semaine, du vendredi au vendredi, 24h sur 24h. Toute autre tâche relevant de son champ de compétence demandée par la hiérarchie Compétences attendues Savoir-être Capacités relationnelles -Aptitude à l'écoute et au dialogue -Capacité à motiver Aptitude à assurer l'interface entre les différents intervenants Capacité à conduire l'action Sens de l'initiative Capacité à organiser et à prioriser Capacité à structurer et à concevoir Sens de la pédagogie Rigueur Esprit d'analyse et de synthèse Réactivité en cas d'incident Éléments de candidature Personnes à contacter Le chef d'établissement - olivier.pipino@justice.fr Directrice des ressources humaines - nadiege.joly@justice.fr