Assistant administratif h/f

Les missions en bref …

Les 24 centres de Protection Maternelle et Infantile PMI des Yvelines ont pour mission la protection et la promotion de la santé de l’enfant de 0 à 6 ans et de la famille dans le cadre d’activités qui combinent social, médical, et préventif.

Le Département des Yvelines recherche un assistant administratif H/F.

Votre mission ? Assurer l’accueil du public et la gestion administrative des activités de protection maternelle et infantile.

Principales activités administratives

1. Assurer le traitement des courriers et documents liés à l’activité du centre de PMI:
2. Mise à disposition
3. Certificats divers
4. Organisation des plannings des professionnels du centre.
5. Organisation et participation aux réunions.
6. Renseigner les tableaux de suivi de l’activité.
7. Gérer les documents administratifs liés à l’activité du centre en suivant les référentiels.
8. Gestion de l’archivage.
9. Participation aux commandes de petits matériels, papeterie, …
10. Participer à la mise en œuvre des projets du centre de PMI.
11. Gérer les dossiers de consultation pour les RDV médicaux, de puériculture, de vaccins et de Sage-femme.
12. Prise de rendez-vous et planification des séances de BCG.
13. Gestion des ateliers développés dans la PMI.
14. Traitement des tâches Horus et GRC.
15. Délivrance de carnets de santé.
16. Participer à l’organisation des bilans de santé en école maternelle dans Horus.

Accueil téléphonique

17. Assurer le relai de la plateforme téléphonique en cas de situations particulières.
18. Renseignement et orientation des partenaires disposant de la ligne directe.
19. Rappel des familles si nécessaire.
20. En cas de nécessité et en accord avec le n, un soutien ponctuel pourra être sollicité :
21. Dans d’autre PMI auprès des équipes pour les taches backoffice.

Les dossiers ne sont pas exhaustifs : en fonction de l’actualité et des chantiers stratégiques menés par la direction de missions, d’autres missions pourront vous être confiées

Cette fiche de poste peut être amenée à évoluer en fonction des besoins de service.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

22. Vous justifiez d’une première expérience sur un poste similaire.

Savoir-faire

23. Connaissance du fonctionnement de la collectivité et de l’organisation des services du département (offre de service, droits et devoirs des usagers, etc.).
24. Compétences d’expression orale et écrite avérées.
25. Aisance avec les principaux outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et informatiques (intranet, scanner, Teams).

Savoir-être

26. Aptitude à gérer des situations complexes : savoir identifier les degrés d’urgence et réagir avec pertinence.
27. Aptitude accueillir tout public.
28. Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions.
29. Savoir prendre des initiatives.
30. Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire.
31. S’adapter à la diversité de dossiers traités.
32. Respecter les obligations de confidentialité et de discrétion, le secret professionnel et médical.
33. Sensibilité pour le travail médico-social.
34. Curiosité sur les différentes missions de l’organisation.

Nos atouts

Notre ambition

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une entreprise de service public innovante et attentive au bien-être de ses collaborateurs, où chacun peut façonner les contours de son poste. C’est placer son ambition au service de ce qui compte vraiment.

Et pas besoin de passer de concours pour nous rejoindre. Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !

La vie au Département des Yvelines

Notre promesse, vous faire vivre une expérience professionnelle :

35. Riche de sens parce qu’elle sert l’intérêt général avec cet engagement qui fait la singularité et la valeur de notre mission de service public.
36. Source d’employabilité car vous êtes acteur de votre parcours, et cela commence dès votre arrivée avec un processus d’intégration complet pour découvrir notre collectivité (promotion de nouveaux arrivants, RDV et séminaire d’intégration). Vous avez également accès à une large palette de formations qualifiantes ou certifiantes pour vous développer, à des conférences et des contenus apprenants sur un espace personnalisé.
37. Source d’équilibre : vous bénéficiez de 47 jours de congés annuels, d’un accès à des espaces de co-working, du télétravail pour les fonctions compatibles, d’un accès gratuit à une bibliothèque numérique, d’un panel d’aides et de prestations sociales.