Secrétaire de direction h/f

Le poste de Secrétaire de direction H/F



La direction des déchets a la fonction d'autorité organisatrice en matière de gestion des déchets ménagers et assimilés (DMA) : réduction des déchets, collecte, tri, traitement et valorisation. Par son action, elle contribue fortement à la transition écologique du territoire et à la qualité du cadre de vie des habitants, à l'échelle des 24 communes.
Vous participez en binôme avec une autre assistante, à toutes les missions administratives susceptibles de faciliter l'activité de la directrice et de la direction.
Activités principales :
Gérer les fournitures et le matériel :
Assurer le suivi des stocks et recenser les besoins.
Passer les commandes (via Internet pour la bureautique).
Réceptionner, vérifier et dispatcher les livraisons.
Assurer l'accueil physique et téléphonique :
Réceptionner et filtrer les appels.
Informer et orienter les interlocuteurs.
Organiser l'agenda et les réunions :
Gérer l'agenda de la directrice.
Planifier et organiser les rendez-vous et réunions (Comité de direction, échanges avec les élus).
Assurer le suivi administratif et documentaire :
Constituer et classer les dossiers.
Mettre en forme des documents et rédiger des comptes-rendus.
Coordonner le secrétariat en lien avec l'assistante du DGA.
Organiser les événements et temps forts de la direction (séminaires, déjeuners).
Coordonner l'aménagement des locaux du site de Valmy.
Diffuser les communications internes (ex. : journal interne l'Ekip) et mettre à jour les listes de diffusion.
Gérer le courrier et assurer la relation usagers :
Assurer la gestion du courrier (arrivée/départ, publipostage).
Veiller à l'application des procédures internes.
Rédiger, relire et diffuser courriers, notes et comptes-rendus.
Suivre le circuit de signatures, assurer la mise sous pli et l'envoi.
Gérer les boîtes aux lettres génériques.
Concevoir des outils de suivi d'activité.
Participer à la démarche de relation usagers :
Assister et participer aux réunions et ateliers.
Rédiger des comptes-rendus.
Agir en tant qu'ambassadrice qualité auprès des chargés d'accueil de la direction.
Assurer la gestion des archives :
Classer et archiver les documents.
Élaborer et suivre un plan de classement.


Le profil recherché

Issu·e d'une formation en assistanat, gestion administrative ou secrétariat, vous justifiez d'une expérience dans des fonctions similaires, idéalement dans un environnement impliquant des interactions avec des interlocuteurs variés.
À l'aise avec les outils bureautiques (Libre Office) et les logiciels métiers (Postman), vous maîtrisez les techniques d'accueil du public, en présentiel comme par téléphone, y compris en situation délicate.
Rigoureux·se et autonome, vous savez vous organiser efficacement et gérer des priorités. Votre capacité d'adaptation et votre esprit d'initiative vous permettent d'anticiper les besoins et de faire face aux imprévus avec sérénité.
Doté·e de qualités relationnelles et d'un sens du service, vous faites preuve de discrétion et savez gérer des informations sensibles. Vos compétences en rédaction, analyse et synthèse vous permettent de produire des documents clairs et structurés.


L'entreprise

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La direction des déchets a la fonction d'autorité organisatrice en matière de gestion des déchets ménagers et assimilés (DMA) : réduction des déchets, collecte, tri, traitement et valorisation. Par son action, elle contribue fortement à la transition écologique du territoire et à la qualité du cadre de vie des habitants, à l'échelle des 24 communes.

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