La Fondation Apprentis d’Auteuil soutient depuis plus de 150 ans des jeunes en difficulté à travers des programmes d’accueil, d’éducation, de formation et d’insertion en France et à l’international (cf. la vidéo de présentation de la Fondation : https://www.youtube.com/watch?v=7pyFgIJNhfw).
A Grasse, le centre de formation accueille des publics jeunes de 16 à 25 ans et adultes sur des formations en apprentissage et en formation continue : du niveau CAP au Bac Pro.
MISSION PRINCIPALE
Appui à l’organisation et au suivi des actions de formation
MISSIONS DETAILLEES ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE DU CENTRE DE FORMATION
- Accueillir les personnes se présentant à l’accueil
- Gestion du standard téléphonique et de la boîte mail générique
- Commander les fournitures
- Gestion du courrier
ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE DES STAGIAIRES/APPRENTIS
- Assurer le premier accueil
- Suivre les dossiers administratifs relatifs aux dossiers des stagiaires en formation de leur arrivée à la fin de la formation
- Saisir les apprenants de la formation dans le logiciel SC-FORM
- Gérer les orientations reçues par les prescripteurs
- Saisir les absences mais aussi les retards des stagiaires/apprentis en centre et en entreprise et les transmettre aux employeurs.
- Saisir toutes les données exigées par les financeurs dans les logiciels spécifiques
- Transmettre dans les délais impartis au service gestion les éléments nécessaires à la facturation : heures mensuelles et états de présence
- Traiter les accidents de travail des apprenants
- Inscriptions aux examens sur les différentes plates-forme
PREPARATIONS PEDAGOGIQUES DES DIVERSES FORMATIONS
- Préparer les rubans pédagogiques
- Création et saisie des plannings des actions
- Suivi des examens et des jurys en lien avec les formateurs
- Dépôt et suivi des dossiers d’habilitation
COMMUNICATION
- Participer à des missions de communication : diffusion d’informations (plaquettes, ouverture d’action…) auprès des partenaires et auprès du service communication pour mise à jour site internet, mettre à jour les plaquettes des dispositifs
- Appuyer pour la mise en place et l’organisation d’évènements (journée de la réussite, portes ouvertes)
QUALITE
- Enregistrer les enquêtes de satisfaction ; met à jour les documents notamment fiches de formation
- Venir en soutien dans le portage de la qualité sur la partie du suivi administratif
- Assurer le suivi à 6 mois des actions
