Au sein du Cabinet de la Présidence de l'université d'Orléans, vous avez pour mission d'assister la Vice-Présidente de la Commission de la Recherche (VP CR) dans l'exercice de ses fonctions et de venir en appui des autres assistantes de direction du Cabinet de la présidence en cas de besoin.
Activités principales
En cohérence avec les orientations stratégiques de l'établissement et pour renforcer son attractivité, vos activités seront les suivantes :
Assurer la gestion et le secrétariat de la commission recherche (plénières et restreintes) :
- Elaborer le calendrier des réunions (plénières et restreintes) et le communiquer auprès des membres et des personnels de l'université ;
- Rédiger l'ordre du jour et préparer les convocations ;
- Préparer les différents dossiers en lien avec les services et mise en forme des documents destinés aux membres de cette instance ;
- Mettre en œuvre la logistique nécessaire à la bonne tenue des réunions (réservation de salle, signalétique.) ;
- Assurer le bon déroulé des séances (gestion des supports de présentation, gestion des présences, vérification du quorum, gestion des votes, .) ;
- Rédiger les projets de procès-verbaux et de délibérations, les transmettre et en assurer le suivi ;
- Mettre en ligne les informations sur l'intranet ;
- Préparer le projet de bilan après séance (à faire valider puis à transmettre à l'ensemble des personnels de l'Université après chaque séance).
Assister la vice-présidente de la commission recherche dans l'organisation de ses missions :
- Gérer l'emploi du temps et le suivi de certains dossiers dans le respect des échéances ;
- Organiser et préparer les déplacements ;
- Participer à la mise en place des plannings des différentes instances ;
- Préparer et suivre les réunions (convocation, rédaction de l'ordre du jour, prise de notes) et centraliser les dossiers afférents ;
- Rédiger divers documents (courriers, mails, comptes rendus, rapports, etc.).
Gestion administrative et missions transverses :
- Assurer la gestion des flux d'information (appels, courriers, mails) et la rédaction de documents (comptes rendus, notes, rapports) ;
- Apporter un appui administratif au Directeur et à la cheffe de cabinet, à la Gouvernance et, en renfort, aux autres assistantes du service ;
- Aide/Appui auprès des autres assistantes du Cabinet en cas de besoin (surcharge de travail, évènements de l'établissement, absences.)
- Piloter l'organisation logistique des séminaires d'établissement selon votre périmètre ;
- Garantir la mise à jour des bases de données, le classement et l'archivage des dossiers administratifs ;
- Participer par roulement aux séances de conseils et commissions (CA, CAc, CR, CFVU) en soutien aux référentes.
Communication recherche :
- Piloter l'organisation des réunions avec les directeurs de laboratoires, de la planification (calendrier, ordres du jour, logistique) au suivi administratif (comptes-rendus et diffusion).
PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience professionnelle
Formation Bac à Bac+2 orientée vers l'assistanat de direction ;
Maîtrise des techniques de prise de notes ;
Appétence pour la rédaction et la mise en forme de comptes rendus de réunion ;
Bonne maitrise des outils bureautiques.
Compétences et qualités requises
Maîtriser les modes de communication écrite ou orale ;
Savoir rédiger des comptes rendus de réunion ;
Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint, faire face aux situations d'urgence ;
Savoir faire preuve d'initiative et savoir rendre compte ;
Savoir s'adapter aux changements ;
Être capable de suivre et respecter les échéances et de gérer les priorités ;
Savoir partager l'information et communiquer sur cette information ;
Savoir travailler en équipe
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