Publiée le Il y a 21 h
Mission du poste
Votre rôle Vous reportez directement au CEO et jouez un rôle central dans le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise. Votre mission : créer de l'ordre, faciliter la circulation de l'information et soulager les équipes des contraintes administratives. Vous êtes le point de contact entre les collaborateurs, les prestataires externes, la maison mère et nos sociétés sœurs. Votre périmètre couvre l'administration générale, la gestion documentaire (tri, numérisation, archivage, comptes rendus), la coordination opérationnelle et la diffusion d'informations aux équipes. Chez Dipa Burda, la communication et le suivi s'organisent principalement via Notion et SharePoint. Vous serez amené(e) à créer et maintenir des espaces de travail simples, des bases de données et des modèles de pages pour centraliser l'information, structurer les échanges et documenter les process. Pour l'ensemble de ces missions, vous êtes accompagné(e) et formé(e) aux outils, aux process et aux méthodes de travail. L'entreprise Il y a plus de 75 ans, Aenne Burda publiait son premier magazine avec un objectif clair : rendre la mode accessible à toutes. Aujourd'hui, les Éditions Dipa Burda font vivre cet héritage à travers un portefeuille de titres print et digital distribués en 9 langues dans plus de 25 pays. Filiale de Hubert Burda Media, notre structure de 20 collaborateurs pilote à la fois la production éditoriale, la distribution internationale et 14 sites e-commerce multilingues. Pour accompagner nos opérations quotidiennes, nous cherchons une personne rigoureuse et proactive pour structurer la vie de bureau et le support administratif de l'ensemble de l'équipe. Vos missions 1. Services généraux & vie de bureau Réceptionner, trier, numériser et transmettre le courrier aux services concernés Gérer les fournitures, accès, badges, équipements de bureau et parc informatique Suivre le parc mobilier, le matériel informatique et les demandes de maintenance Collecter, vérifier et classer les factures fournisseurs Produire les rapports de caisse trimestriels Assurer les relances administratives simples et suivre les échéances contractuelles 2. Coordination RH & comptabilité Suivre les périodes d'essai, congés, absences, visites médicales et arrêts de travail Collecter les éléments variables de paie et préparer les documents pour le cabinet social Assurer le suivi administratif des formations et gérer les dossiers de financement (OPCO) Organiser les campagnes d'entretiens annuels et relancer les managers sur les échéances RH 3. Assistance de direction & coordination Assurer le lien avec la maison mère, les sociétés sœurs, le syndic et les prestataires techniques (Apave, sécurité, alarmes) pour les interventions et travaux Gérer les agendas et organiser les prises de rendez-vous Organiser les déplacements professionnels : transports, hébergements, restaurants Préparer et assurer la logistique des réunions, événements internes et journées off-site 4. Documentation, Notion & communication interne Centraliser et maintenir à jour la documentation compliance, sécurité et chartes dans Notion et SharePoint Organiser l'archivage des contrats (prestataires, freelances, partenaires) et mettre à jour les registres internes Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer le suivi des plans d'action Diffuser les informations internes et contribuer à la bonne circulation de l'information entre les équipes Profil recherché Expériences et compétences : Une première expérience en secrétariat, accueil ou administration est un plus À l'aise avec les environnements multi-tâches et les interlocuteurs variés Bon niveau rédactionnel en français ; anglais opérationnel requis Capacité à prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément sans perdre en rigueur Outils appréciés : Notion, Tally, Microsoft Form, SharePoint, Excel, Powerpoint, LLM (ChatGPT, Claude etc.) Qualités personnelles : Rigueur organisationnelle Esprit d'équipe et sens du service Autonomie dans l'exécution Force de proposition et curiosité pour les outils digitaux Discrétion et fiabilité Pourquoi rejoindre Dipa Burda ? Un accompagnement concret dès le premier jour : vous êtes formé(e) aux outils, aux process et aux méthodes de travail sur l'ensemble des missions qui vous sont confiées. Un héritage qui a du sens : vous portez l’héritage d’Aenne Burda à travers des marques qui ont appris à des millions de femmes à coudre et à s’émanciper. Une autonomie forte dans un cadre clair : vous proposez, organisez, réalisez, et vos missions ont un impact immédiat sur la qualité de vie de l'équipe. Un rôle central dans une PME internationale : vous évoluez au cœur de l'organisation, avec une visibilité directe sur tous les services et un lien régulier avec le CEO. Des équipes à taille humaine : 20 collaborateurs, une ambiance orientée initiative, et un vrai collectif print digital. Conditions CDI, CDD ou alternance. Temps partiel possible Lieu : Schiltigheim, Bas-Rhin. Principalement en présentiel, télétravail ponctuel. Rémunération : 26-30 k€ brut/an (selon profil). Avantages : Tickets restaurant, mutuelle 85%, Télétravail, Chèques vacances, primes PPV selon résultats, budgets personnels ponctuels (Acculturation IA, équipement TT). Process de recrutement Envoyez CV et expliquez nous votre motivation via le formulaire suivant :https://tally.so/r/rjg5Gp
