Assistant(e) administratif(ve) et comptable

QUALITE
- Traiter avec méthodes l'information le traitement des données et leur suivi
- Avoir le sens du détail et de la rigueur dans le traitement des données et leur suivi
- CAPACITÉ A comprendre, analyser et synthétiser
- Tendre vers une capacité autonomie, adaptation et implication
- Curiosité et envie de créer de nouvelles organisations et nouveaux outils
- Envie de se former et évoluer
- Capacité d'adaptation
- Goût de la relation humaine et communication fluide et ouvert(e) à l'échange sur de nouvelles observations, tendances
- Envie de s'intégrer dans l'équipe et la culture d'équipe : capacité à collaborer

EVOLUTION DU POSTE
- Développement du poste vers la communication de l'entreprise en interne et externe
- Suivi administratif et comptable de l'entreprise
- Assistance des responsables de projets sur de nouveau sujets développés au sein de l'ensemble des structures.
- Possibilité de développer sa culture entrepreneuriale, managériale et commerciale au sein des structure

COMMUNICATION INTERNE
- Accompagner l'entreprise dans la cohésion d'équipe
- Organisation réunion hebdomadaires de suivi interne +mise à jour du tableau de suivi
- Assister pour les relances internes pour respecter les échéances clients
- Veille mail : traitement et transfert le cas échéant au responsable interne de l'affaire
- Enregistrement PJ
- Classement et archivage
- Création groupe envoi
- Classement rigoureux des opérations et documents
- Courriers : suivi quotidien préparation de réponses et scan

COMMUNICATION EXTERNE
- Mettre en place et mettre à jour le site internet : proposer un plan d'action
- Répondre aux mails et préparer les courriers de réponses
- Mettre à jour les références
- Organisation des évènements ponctuels clients

APPEL D'OFFRES :
- Veille quotidienne
- Préparation administratif du dossier
- MAJ pièces adm et dépôt sur sites
- Préparation technique : prix, heures, mémoire technique
- Traitement des dossiers cotraitants : préparation des pièces pour les co-traitants
- Dossier de références : mise à jour au fur et à mesure des dossiers
- Dépôt des dossiers

SUIVI OPERATIONS
- Mise en place répertoire suivi opération
- Création des registres journaux
- Suivi DP
- Préparation des CISSCT et envoi convocation et CR : anticipation de l'organisation salle, etc
- Suivi VIC et PPSPS et mise à jour coordonnées et sur RJ, scan, etc
- Préparation PGC et DIUO, analyses de risques : étude du dossier et préparation administrative et technique

REGISTRES ET SUIVIS (ET RELANCE)
- Répertoires : suivi Excel et Outlook + Archireport + Archipad
- Créations des RJ types par opérations
- Envois et suivis des fiches accueils
- Elaboration planning et réunions, et documents à préparer
- Élaborations et suivis
- Contrat élaboration des avenants
- Courriers : suivi quotidien préparation de réponses et scan
- Veille mail : traitement et transfert le cas échéant au responsable interne de l'affaire
- Classement et archivage
- Enregistrement des PJ des mails : tous comptes
- Création groupe envoi

SUIVI PERSONNEL
- Suivi visite médicale
- Suivi des congés et temps hebdomadaires, heures supplémentaires,
- Organisation des évènements ponctuels clients
- Assistance formation : relationnel Fafiec, consultation, organisation de A à Z, demande de prise en charge
- Organisation des alertes suivi véhicules et assurances auprès du personnel
- Suivi administratif prévoyance
- Suivi administratif mutuelle

GESTION COMPTABILITE
- Mise en place facturation électronique
- Suivi tableau de gestion mise à jour
- Suivi paiement et relances
- Gestion des paiements prestataires
- Suivi paiement et relances
- Gestion des paiements prestataires
- Gestion des paiements des co-traitants
- Relance comptable et suivi bilan
- Relations et suivi fournisseurs : consultation, négociation et suivi paiements, etc
- Suivi fournisseurs, fournitures, relationnel, imprimante, imprimeur, assurances,