Assistant administratif h/f

Pres société


Le service de médecine préventive, intégré à la Direction des ressources humaines, est au cœur du dispositif de Qualité de Vie et Santé au Travail. Placées sous l'autorité du médecin du travail et du cadre infirmier, les assistants administratifs (H/F), tenus au secret médical, assurent un lien essentiel entre les équipes médicales et l'ensemble du personnel. Le secrétaire médical (H/F), véritable pivot du service, met à profit ses compétences en organisation, relationnel et gestion administrative pour garantir le bon fonctionnement des missions.


Missions

1. Gestion de l'accueil

Accueil physique et téléphonique : Assurer une orientation efficace tout en respectant la confidentialité.
Priorisation des urgences : Identifier rapidement les cas nécessitant une attention médicale immédiate.
Orientation des agents : Guider les agents vers les services appropriées pour leur assurer une meilleure prise en charge.
Primo-accueil : Évaluer les besoins des agents rencontrant des difficultés médicales et planifier les rendez-vous.
Gestion de la boîte mail : Assurer une réponse rapide et efficace aux courriels du service.


2. Suivi administratif

Mise à jour des dossiers médicaux : Documenter chaque visite et changement pertinent dans les dossiers des agents.
Suivi budgétaire : Gérer les aspects financiers du service, incluant la refacturation et le paiement des examens.
Bilan annuel comptable : Rédiger et présenter le bilan financier du service chaque année.
Rédaction de courriers : Etablir les courriers inhérents au service (rapports, courriers à destination des médecins, des services RH, …)
Gestion des stocks : Assurer un approvisionnement adéquat pour le fonctionnement du service.
Préparation de campagnes de prévention : Planification, gestion logistique et création de support de communication


3. Préparation et planification des visites


Recensement et Planification : Organiser et planifier les visites des agents.
Optimisation des plannings
Assurer un suivi rigoureux des autorisations de port d’armes des policiers municipaux des collectivités et de la ville d’Orléans
Gestion des agendas : Coordonner les plannings du médecin, des infirmières et de la psychologue sur les différents sites, les activités internes et externes.


4. Logiciel métier

Élaboration des process : Définir les procédures d’utilisation du logiciel métier pour le service.

- Collaborer étroitement avec le SIRH afin d’assurer le bon fonctionnement du logiciel métier et veiller à son adéquation avec les besoins du service

- Elaborer le cahier des charges du futur logiciel métier

- Evaluer les besoins et extraire les données statistiques du service en lien avec le cadre infirmier

5. Assister le médecin et reporting

Réunions : Préparer les réunions et rédiger les comptes rendus. Animer ou assister le médecin
Suivi de l’activité :
Établir et mettre à jour les tableaux de bord pour suivre l’activité du service.
Analyser les données afin de dresser un état des lieux de la santé au travail des agents et de l’activité du service
Rédiger le rapport annuel en concertation avec le cadre infirmier
Organisation du service :
Concevoir et mettre en place des process avec le médecin.
Proposer des outils d’évolution des différentes réunions et des documents de communication à l’attention des Directions er communes mutualisées
Participation administrative et accueil lors des actions de prévention (campagne de vaccination, journées RH, …)
Données pour le RSU : Transmettre les données nécessaires à l’élaboration du RSU.

6. Assurer le lien avec les autres services RH et partenaires
- Information aux services : Renseigner les autres services sur les démarches et procédures.

- Planification des rendez-vous : Organiser des réunions à la demande des Directions et communes mutualisées

- Dossiers pour les commissions : Extraire les données médicales et préparer les dossiers pour les différentes commissions (CDG, services RH, …)


Compétences techniques attendues

- Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers (Préventiel, word, excel, outlook, Express’O …)

- Accueil et relation usager

- Capacités d’analyse et rédactionnelles

- Sens de la pédagogie

- Capacités à évaluer des situations difficiles ou d’urgence

- Connaître les bases législatives et réglementaires de la santé au travail (domaine général ou statut particulier des fonctionnaires), les différents types de surveillance, d'examens médicaux


Pourquoi nous rejoindre ?

Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades

Savoirs être

- Rigueur

- Esprit d’initiative et autonomie dans le travail

- Capacité à gérer l’urgence - réactivité

- Maîtrise des émotions – gestion du stress

- Qualités relationnelles

- Goût et capacité à travailler en équipe

- Discrétion - Respect du secret médical très important

- Disponibilité