ACTIVITE
Le groupe hospitalier AP-HP. Centre - Université de Paris est composé de 8 sites :
Necker-Enfants Malades (HUNEM),
Hôtel Dieu, Cochin - Port Royal - Tarnier, Broca
Corentin Celton, Hôpital Européen Georges Pompidou, Vaugirard-Gabriel-Pallez (HUPO).
Il est constitué de près de 3 600 lits et 530 places qui couvrent l'ensemble des domaines MCO, SLD et SSR, adulte et enfant. Le nombre de personnels du groupe APHP Centre - Université de Paris est de 3 610 PM et de 13 150 PNM. Le budget d'exploitation est de 1,55 Md EUR
HIERARCHIQUES
Le Directeur des Equipements
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FONCTIONNELLES
Département Exploitation Technique Maintenance et Sécurité Incendie,
Département Travaux - Conduites d'Opérations,
Département Gestion administrative et financière
Département Equipements,
Les Directions fonctionnelles du GH,
Les DMU et les Services,
Les Directions du Siège.
La Direction des Investissements possède 3 postes d'Assistante de Direction, 1 sur le site de Cochin, 1 sur le site de Necker et 1 sur le site d'HEGP (poste à pourvoir).
Secrétariat de la Direction des Investissements sur le site d'HEGP :
Accueil
Gestion des appels téléphoniques des visiteurs
Prise des messages
Orientation des appels
Réception, analyse et diffusion du courrier
Organisation du classement
Gestion des rendez-vous, des agendas et organisation des réunions
Elaboration, conception de courriers et documents divers
Rédaction de compte-rendu
Reprographie et diffusion de documents
Archivage
Gestion des fournitures de bureau : suivi du stock, recensement des besoins, commandes
Gestion des congés du site HEGP de la Direction de Investissements
Gestion des commandes, des approvisionnements de fournitures et des matériels de bureau (télécopieurs, imprimantes) de la Direction dans SAP
Assurer le remplacement des autres assistantes de sites de la Direction des Investissements (lignes téléphoniques, remplacement temporaire sur site...)
Assurer le secrétariat du secteur informatique du GHU (quotité de temps à 25%)
Utiliser les outils informatiques et les logiciels de bureautique (Word, Excel, Power point, courrier électronique, Internet...)
Filtrer et orienter les appels téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs
S'exprimer aisément vis-à-vis des divers interlocuteurs
Savoir mettre en forme un document de façon autonome (courrier, note de service, compte-rendu, procès-verbal, dossier)
Savoir transmettre l'information
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Réaliser un plan de classement
Travailler en équipe.
Rigueur et méthode, sens de l'organisation
Autonomie et sens de l'initiative
Qualités relationnelles, esprit d'équipe
Dynamisme, adaptabilité et disponibilité
Très bonne maîtrise des outils informatiques
Grande discrétion professionnelle
Expérience au sein d'un secrétariat de direction
Expérience en gestion administrative souhaitée
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