Au sein de la Direction Immobilière, et sous la responsabilité de la Responsable du service commerces et syndics, vous accompagnez votre hiérarchique et l'ensemble de l'équipe afin d'optimiser la gestion quotidienne des activités.
Vous assurez le suivi rigoureux des dossiers et garantissez la qualité des documents produits.
Vous êtes l'interlocuteur privilégié des copropriétaires, que vous accueillez par téléphone ou par e-mail, en apportant des réponses adaptées à leurs demandes courantes. Vous veillez à la mise à jour de la base de données des copropriétaires, incluant les coordonnées, les lots et les tantièmes, et vous prenez en charge la rédaction ainsi que l'envoi des courriers, notes d'information, convocations et moyens d'accès. Vous préparez et actualisez les dossiers administratifs de chaque copropriété, gérez le courrier entrant en l'enregistrant, le scannant et en le distribuant, et assurez le classement et l'archivage des documents, qu'ils soient papier ou numériques. Vous réalisez également la première relance des impayés après validation du gestionnaire.
Vous participez à l'organisation des assemblées générales en prenant en charge la logistique des salles et du matériel, en supervisant les envois papier destinés aux copropriétaires et en archivant les procès-verbaux une fois validés. Vous contribuez au suivi comptable en préparant les factures et en les transmettant à la comptabilité après validation du gestionnaire, tout en vérifiant leur conformité avec les devis, les dates et les prestations réalisées.
Un reporting régulier de votre activité est attendu auprès de votre responsable hiérarchique.
Profil : Vous maîtrisez les techniques de prise de notes, de rédaction, ainsi que les outils informatiques tels que le pack Office et la messagerie professionnelle. Vous connaissez également les méthodes de classement et d'archivage. Une expérience dans le domaine de la copropriété et la maîtrise du logiciel ARAMIS seraient des atouts appréciés.
Doté(e) d'une excellente capacité d'adaptation, vous savez interagir avec des interlocuteurs variés, favoriser la coordination et fluidifier les échanges au sein de l'équipe. Votre sens de l'organisation, votre autonomie et votre rigueur constituent de véritables points forts, tout comme votre sens du service.
Ce poste représente une belle opportunité de rejoindre une équipe engagée et de contribuer activement à la qualité de gestion des copropriétés. Si vous vous reconnaissez dans ce profil, nous serons heureux d'étudier votre candidature.
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