Chargé d’accueil – h/f

Vue d'ensemble

À propos de nous

Desservie par plus de 20 lignes de bus et trois lignes ferroviaires, Paris Montparnasse/Rambouillet, la Défense/la Verrière et le RER C, la Ville de Trappes est connectée aux principaux centres d’affaires, d’emploi et de formation franciliens. Il faut compter 35 minutes pour rejoindre Montparnasse et la Défense.

La ville accueille des services publics nombreux, des équipements sportifs et culturels, des écoles, des collèges et des lycées d’enseignement général ou technique. L’université Versailles-St-Quentin-en-Yvelines est toute proche. La base de loisirs exemplaire, avec son plan d’eau navigable, un golf et une forêt domaniale, ajoutent à ce cadre de vie.

Parmi les équipements récents, le Conservatoire de Musique et de Danse, la Maison des Parents, la Maison de la petite enfance et deux pépinières d’entreprises consolident une capacité d’accueil déjà affirmée.

LA VILLE DE TRAPPES RECRUTE

chargé(e) d’accueil – (H/F)

1 200 talents engagés pour l’avenir de 34 000 Trappistes !

Ce poste est accessible aux cadres d’emplois des adjoints administratifs et des rédacteurs territoriaux- Catégorie C/B

Si vous partagez des valeurs comme l’exemplarité, l’engagement, la générosité, révélez vos talents et rejoignez-nous !

Nous recrutons toute l’année de nombreux agents, débutants et confirmés dans des domaines d’intervention variés.

En rejoignant la ville de Trappes, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des ressources humaines qui veille et vous accompagne sur les parcours et évolutions professionnelles. Soucieux du bien-être de ses collaborateurs, nous nous engageons à vous offrir une expérience professionnelle riche de sens et d’épanouissement en attachant une attention particulière à la formation et à l’accompagnement pour élargir votre horizon professionnel.

Mission

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil et information

1. Accueillir physiquement et téléphoniquement les parents, futurs parents

2. Analyser, informer et orienter le public vers les services et partenaires adaptés

3. Assurer une écoute bienveillante et rassurante

4. Faciliter la mise en relation entre les acteurs locaux et les parents en fonction des besoins identifiés

5. Accueillir et renseigner les partenaires ainsi que les collègues de la ville sur les actions et dispositifs de la structure

Travail en équipe

6. Collaborer activement avec l’équipe pour la coordination des ateliers et projets

7. Participe aux réunions d’équipe pour partager des retours d’expérience, des idées et contribuer à la réflexion sur les actions de la structure

8. Assurer un relais d’information efficace au sein de l’équipe pour garantir une bonne communication

9. Participe à l’organisation et à l’animation d’événements

10. Participe aux séances d’analyse de la pratique professionnelle

Gestion administrative

11. Assurer les RDV et le suivi des RDV du Point Ecoute Parents (psychologue), de la permanence du médiateur familial, des inscriptions aux ateliers et des événements

12. Tenir à jour les effectifs des différents cahiers d’inscription et les reporter sur le tableau général

13. Gérer le courrier de la boîte aux lettres et les emails reçus via l’adresse mail générique de la Maison des parents

14. Participer à la mise en place logistique des ateliers et événements (préparation des événements avec les collègues)

15. Seconder le responsable pour la gestion administrative : saisie des BDC, suivi des factures et du tableau budgétaire

16. Assurer la gestion et la mise à disposition des salles et bureaux pour les différents ateliers, réunions et entretiens

Gestion de l’intendance et des commandes

17. Assurer la gestion logistique et l’intendance de la structure et de l’extérieur (logiciel métier Mainti)

18. Identifier les besoins en matériel et fournitures pour le bon fonctionnement de la structure

19. Passer les commandes et assurer le suivi des livraisons

20. Veiller à la bonne gestion des stocks et à leur renouvellement

21. Veiller au bon entretien des espaces afin d’assurer un cadre agréable pour les parents enfants et partenaires

Communication et animation

22. Participer à la diffusion d’informations sur les activités de la Maison des Parents

23. Contribuer à l’animation de l’espace d’accueil en veillant à son bon fonctionnement

24. Mettre à jour avec l’aide de l’équipe les supports de communication (flyers, affiches)

CONTRAINTES DU POSTE

Contraintes horaires : fermeture de la structure les mardis à 19h30 et les jeudis à 18h30

Profil

CONNAISSANCES ET EXPERIENCES PROFESSIONNELLES

25. Formation en accueil, secrétariat, gestion administrative

26. Expérience dans un poste similaire ou dans le domaine de la parentalité serait un plus

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES

27. Excellentes qualités relationnelles et sens de l’écoute

28. Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel et Outlook)

29. Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en autonomie

30. Sens de l’organisation et rigueur administrative

31. Discrétion et respect de la confidentialité

AVANTAGES COLLECTIFS AU TRAVAIL

. Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun

. Accès au restaurant municipal

. Télétravail possible (selon nécessités de service)

. Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées

. Participation jusqu’à 25 € de l’employeur pour la mutuelle santé et prévoyance

. Possibilité d’adhérer au Comité d’actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.