Hôtesse d’accueil/assistant (e) administratif (h/f)

Le Groupe Imestia est un groupe indépendant proposant des solutions en restauration collective, immobilier et tourisme.
Nous recrutons Hôtesse d'accueil/Assistante administratif (H/F), rattaché(e) directement au Responsable des Services Généraux, pour accompagner le bon fonctionnement et le quotidien de nos équipes au sein de l'entreprise.

Votre opportunité
Rejoignez le pôle des Services Généraux du Groupe IMESTIA et devenez un pilier du bon fonctionnement quotidien de nos espaces et de nos services. En lien direct avec la Responsable des Services Généraux, vous serez en première ligne pour garantir l'efficacité, la qualité et la fluidité des opérations internes, en assurant la coordination avec nos partenaires et prestataires sur 3 sites (Vincennes et Paris).


Votre mission, si vous l'acceptez :
Accueil

- Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et représenter l'image du Groupe IMESTIA et de ses filiales.
- Gérer les appels entrants et assurer la prise de messages en l'absence des collaborateurs.
- Prendre en charge le traitement du courrier entrant et sortant.
- Réceptionner et transmettre les colis
Déplacements & logistique

- Organiser les déplacements professionnels (réservations de billets de train, avion, taxis, locations de véhicules).
- Contribuer à la gestion quotidienne des 3 sites : suivi des interventions techniques, coordination avec les prestataires (sécurité, nettoyage, maintenance).
Achats & fournitures

- Préparer les bons de commande pour les fournitures, consommables, équipements informatiques et téléphonie mobile.
- Suivre les budgets et les approvisionnements dans le respect des procédures internes.
- Assurer le suivi global des achats et des stocks pour l'ensemble des filiales du Groupe.
Prestataires & contrats

- Assurer le suivi des prestataires (nettoyage, sécurité, photocopieurs, courriers) et de la conformité des installations (incendie, sécurité, etc.).
- Gérer la flotte automobile et la facturation liée à la téléphonie mobile et aux cartes 4G.
- Participer à des études comparatives pour optimiser les achats et prestation et le suivi des contrats en lien avec le directeur des achats et la responsable des services généraux.
- Centraliser, classer et archiver les contrats fournisseurs et clients pour l'ensemble des entités du Groupe.
- Gérer les sinistres assurance (voiture, locaux,etc.)
Projets & soutien opérationnel

- Participation aux déménagements, les aménagements des bureaux et préparation des salles de réunion
- Apporter un soutien ponctuel aux autres services du Groupe en cas de surcharge ou d'absence.
Votre profil

- Vous justifiez d'au moins 2 ans d'expérience dans des fonctions similaires, au sein d'un service des moyens généraux ou en environnement administratif polyvalent.
- Autonome, rigoureux(se) et organisé(e), vous savez gérer les priorités et respecter les délais, même dans des contextes exigeants.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre aisance relationnelle, votre disponibilité et votre capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.
- Vous êtes réactif(ve), force de proposition et capable d'anticiper les besoins pour assurer la continuité des services.
- Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office et êtes titulaire du permis B.
- Une attention particulière sera portée à la qualité de l'expression écrite et à l'orthographe
Pourquoi nous rejoindre ?
En intégrant le Groupe IMESTIA, vous rejoignez une entreprise dynamique, en pleine évolution, où l'esprit d'équipe et l'engagement font la différence.
Vous aurez l'opportunité de participer activement à la mise en place de nouveaux projets structurants pour le Groupe, dans un environnement stimulant, bienveillant et propice à l'épanouissement professionnel.
Informations pratiques

- Poste à pourvoir rapidement
- Rémunération selon profil