Secrétaire h/f (h/f)

L'association Espoir 54 œuvre depuis de nombreuses années pour l'accompagnement et l'inclusion des personnes en situation de handicap psychique.

Au sein de notre établissement de Briey, appelé Maison de l'Accompagnement des Personnes en situation de Handicap Psychique (MAPH-Psy), nous recherchons une secrétaire H/F. La MAPH-Psy de Briey regroupe plusieurs de nos services (Service d'accompagnement à la vie sociale (SAVS), Dispositif d'insertion en milieu ordinaire (DIMO), Appuis spécifiques (ASE),etc ..).

Sur notre site de Birey, nous recherchons une secrétaire H/F dans le cadre d'un CDD de remplacement à terme imprécis avec une durée minimale de deux mois.

Poste à temps partiel (80%), soit 121h34 par mois équivalant à 28h30 hebdomadaire.
Poste à pourvoir dès que possible.

En tant que secrétaire H/F, vos missions principales seront les suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et professionnels sur les différents sites de la structure ;
- Garantir la gestion administrative quotidienne (traitement des mails, gestion des agendas, rédaction de comptes rendus, mise à jour des outils de suivi d'activité, etc.) ;
- Participer à la constitution et au suivi des dossiers administratifs, notamment en lien avec des demandes de financements ou de subventions ;
- Assurer la gestion de la caisse (dépenses courantes, achats liés aux actions et animations, suivi des justificatifs, carte bancaire) ;
- Contribuer au suivi des obligations en matière de sécurité et de prévention (registre sécurité, suivi incendie, etc.) ;
- Mettre à jour et suivre les contrats d'entretien et de maintenance des locaux et équipements ;
- Participer à la gestion logistique (suivi du parc automobile, des stocks et des approvisionnements) ;
- Assurer le suivi administratif des sinistres en lien avec les services concernés ;
- Contribuer à la coordination de la communication interne et externe de l'association ;
- Appuyer le suivi administratif des dispositifs et des accompagnements en lien avec les chefs de service ;
- Participer à l'organisation d'événements, réunions ou actions associatives ;
- Assurer la gestion et la mise à jour des dossiers usagers et des outils associés (Via Trajectoire, Mediateam / AIRMES, PCH, etc.), dans le respect des règles de confidentialité ;
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs.

Profil souhaité :
Titulaire d'un BAC+2 ou équivalent en secrétariat, assistanat de direction.

Compétences et qualités requises :
- Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Canva, publisher, brevo) ;
- Capacité rédactionnelle (courriers, comptes rendus, notes administratives) ;
- Capacité à organiser, anticiper, prioriser et gérer plusieurs tâches simultanément ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;

Savoir être professionnels :
- Ecoute et bienveillance ;
- Sens du travail en équipe et coopération ;
- Diplomatie et communication adaptée à différents interlocuteurs.