Assistant(e) au responsable territorial enfance

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l'autorité du Directeur de territoire, et en relation avec l'ensemble de l'équipe territoriale, l'assistant(e) du Responsable territorial enfance assiste prioritairement le(s) responsable(s) de la mission afin d'optimiser l'organisation administrative de la mission enfance. Il ou elle assure l'ensemble du suivi administratif des dossiers qui lui sont confiés, notamment pour ce qui relève de la gestion technique et administrative de la mission. Il ou elle organise et coordonne la diffusion des informations en interne et, si besoin, en direction des partenaires internes et externes. Il ou elle peut également avoir en charge la mise en œuvre d'événements spécifiques organisés sur le territoire, dans le cadre de la mission enfance. Missions / conditions d'exercice Appui au responsable territorial de la mission enfance en territoire
•conseiller et orienter les usagers, les agents et les partenaires
•gérer l'agenda des responsables territoriaux enfance
•organiser et planifier les réunions internes et externes (convocation, préparation des dossiers et envoi de l'ordre du jour, réservation de salles, élaboration et diffusion des comptes-rendus après validation,,,)
•fournir une information fiable et régulière aux responsables de la mission et faire du reporting

Assistance administrative
•concevoir, rédiger, saisir et mettre en forme tout type de document (courriers, notes, synthèses de comptes-rendus, rapports,,,) dans le respect de la charte graphique du Conseil départemental
•veiller à la bonne circulation des informations, du courrier et documents relatifs aux informations préoccupantes, aux aides financières et aux différentes enquêtes dans le cadre de la mission enfance
•assurer le traitement administratif de la gestion des informations préoccupantes
•constituer et suivre les dossiers confiés (rédaction, mise à jour de fichiers,,,)
•gérer et enregistrer le courrier papier et électronique
•gérer le suivi de parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature des responsables de la mission
•centraliser et coordonner la circulation de l'information relative à la mission au sein de l'équipe territoriale
•participer à la collecte des informations, à l'élaboration et à la réalisation des outils de suivi d'activité du territoire (tableau de bord, ...) et les mettre à jour
•mettre en forme des données statistiques
•contribuer à l'amélioration de l'organisation administrative de la mission au sein du territoire (procédures, activités)
•procéder à des recherches documentaires et constituer un fond documentaire
•gérer le classement
•garantir la mise en œuvre réglementaire de l'archivage des dossiers prévention enfance et de la documentation papier et électronique
•planifier, préparer, organiser et participer à des réunions
•assurer l'accueil physique et téléphonique

Assistance dans la gestion des ressources humaines
•recueillir les demandes d'absences des agents spécialisés (congés, formation, garde d'enfants, etc.), faire valider par les responsables territoriaux et établir le planning des congés
•informer les responsables territoriaux et les équipes des absences avec une attention particulière pour la continuité de service
•assurer le suivi administratif des entretiens professionnels annuels des agents spécialisés de la mission enfance Profils recherchés Contraintes du poste :

•continuité de service
•polyvalence entre les différents assistants des responsables territoriaux
•disponibilité

Compétences requises :

•Permis B

Connaissances :
•maîtrise de l'environnement bureautique sous Office
•maîtrise des outils de communication électronique
•connaissance du logiciel métier de l'action sociale (SOLIS)
•maîtrise des règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire
•maîtrise des techniques d'expression écrite et orale
•connaissance de l'organisation et du fonctionnement des conseils départementaux
•connaissance du champ de compétence et d'intervention du directeur de territoire des responsables territoriaux et des autres directions de la DGASI
•connaissance de la structure d'un territoire d’action sociale et de l'organisation et du fonctionnement d'une Maison départementale des solidarités et de l’insertion (MDSI)
•connaissance du fonctionnement et du rôle des autres collectivités
•connaissance des méthodes de classement et d'archivage
•connaissance de la législation médico-sociale et de ses applications pratiques

Aptitudes professionnelles :
•force de proposition
•capacité d'anticipation
•capacité à hiérarchiser les urgences
•capacité d'organisation et de coordination
•aptitude au travail en équipe
•capacités rédactionnelles et de prise de notes
•respect des procédures et des normes rédactionnelles
•aisance dans l'expression orale

Comportements professionnels – motivations :
•sens de la qualité du service offert au public
•sens des responsabilités
•rigueur et méthode
•excellent relationnel
•écoute, diplomatie
•sens du travail en équipe
•esprit d'initiative
•dynamisme
•réactivité
•autonomie
•forte capacité d'adaptation
•devoir de réserve
•discrétion
•résistance au stress