Gestionnaire de scolarité et vie étudiante

À propos de nous

L'IUT de Lille, composante de l'Université de Lille, est l'un des plus grands IUT de France, implanté à Villeneuve d'Ascq, Tourcoing et Roubaix. Chaque année, des milliers d’apprenants choisissent nos Bachelors Universitaires de Technologie, Licences professionnelles, mais aussi notre Master et formations professionnelles pour développer leurs compétences et se préparer à l’insertion professionnelle. Nos cursus allient recherche et application concrète, avec un accompagnement actif à chaque étape de leur parcours.

Rejoindre l'IUT de Lille, c'est intégrer une communauté engagée aux côtés des apprenants. Dans nos 13 départements et 9 services d'appui, près de 140 personnels administratifs et techniques, répartis sur 64 métiers, font vivre l’institut au quotidien.

On n’attend plus que vous !

Sous l'autorité de la responsable adjointe du service scolarité et vie étudiante de l'IUT de Lille pour le site de Roubaix le ou la gestionnaire de l'offre de formation :

- Assure la gestion administrative des étudiants de leur inscription jusqu'à la délivrance de leur diplôme ;

- Assiste au développement de la vie étudiante sur le campus de Roubaix ;


Mission

📄 CDD DE 3 ANS pour les agents contractuels

Localisation du poste : Campus Pont de Bois à Villeneuve d'Ascq

🎯 Les missions sont les suivantes :

- Accompagner l'usager dans les différentes démarches administratives de scolarité en lien avec les structures internes et

externes ;

- Mettre en œuvre les dispositifs et procédures de gestion relatives à la scolarité de la campagne de candidature à la délivrance

des diplômes ;

- Gérer et suivre les différentes campagnes via les outils de gestion : campagne de candidatures (Etudes en France, eCandidat,

Parcoursup), d'inscriptions (Apogee, Transfert, GESTOPI, GED), de réorientation (MIA, RéoSUAIO) ;

- Préparer la chaîne d'inscription : instruire et préparer les dossiers, suivre l’application des décisions de jury et les appliquer sur Apogee (saisie des laissez-passer, interdits) ;

- Contribuer à la chaîne d'inscription : vérification des pièces réglementaires, contrôle des différentes étapes d'inscriptions (fiche

individuelle, statut, régime de formation, formation, paiement), assistance des étudiants en ligne (GLPI) et en présentiel, édition

du certificat de scolarité, de la carte CMS, remboursement des IA (DARDI) ;

- Assurer la gestion du dossier administratif des étudiants et la mise à jour de leur dossier tout au long de l'année (démission,

réorientation, remboursement des IA, semestre blanc, césure) ;

- Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation ;

- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité aux enseignants et aux personnels du service ;

- Aider à la coordination des informations de rentrée des formations : date de pré-rentrées, rentrées, JIVE ;

- Émettre les attestations de réussite aux diplômes (DEM ATTEST) ;

- Assurer la remise et l'archivage des diplômes et duplicatas ;

- Assurer le suivi des statistiques des inscrits ;

- Participer à la réalisation des diverses enquêtes et statistiques du service et produire des tableaux de bord ;

- Réaliser les tableaux de taux de réussite ;

- Aider à la préparation des documents pour les différentes commissions, conseils et jurys ;

- Travailler en collaboration avec les services centraux concernés et notamment la Direction des Études et de la Vie Étudiante ;

- Participer aux réunions de travail ;

- Favoriser la circulation de l’information interne et assurer la communication externe auprès des utilisateurs ou usagers du

service (étudiants et enseignants) ;

- Participer aux JPO du site pour les missions du service

- Participer et mettre en œuvre les cérémonies de remises de diplômes ;

Développement des activités liées à la vie étudiante :

- Favoriser les initiatives étudiantes, par la diffusion d'informations, les mises en relations des différentes associations étudiantes,

l'aide aux associations et le soutien aux projets des étudiants ;

- Accueillir et orienter les étudiants vers les structures d'accompagnement et d'aide ;

- Aider à la mise en œuvre des évènements organisés par les étudiants (mise à disposition de matériel, denrées) ;

- Accompagner les BDE, associations étudiantes ;

- Étudier les dossiers de bonification desétudiants et participer à la commission interne du service en collaboration avec la chargée de mission vie étudiante de l'IUT.


Profil

🤝 Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :

- Logiciels bureautiques courants

- Logiciel de gestion de la scolarité des étudiants

- Connaissance sur l'Université et ses composantes

- Procédures administratives et règlement des études

🤝 Savoir-faire opérationnels :

- Maîtriser les expressions écrites et orales

- Savoir organiser et planifier ses activités

- Exécuter et rendre compte efficacement

- Faire preuve d'anticipation et de réactivité

- Faire preuve de polyvalence et de capacité d'organisation

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Mettre en œuvre des procédures et des règles

- Travailler en équipe

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

- Savoir mettre en œuvre les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, bourses et vie étudiante

- Savoir élaborer des documents

🤝 Savoir-faire comportementaux :

- Sens de l'accueil et du service aux publics

- Faire preuve de rigueur et de méthodologie

- Faire preuve de conscience professionnelle

- Respecter la confidentialité et la discrétion

- Capacité d'écoute et d'accueil

- Capacité d'adaptation

- Faire preuve d'initiatives

➡️ Domaines de formation et expériences souhaitables :

Baccalauréat ou expérience d'un an en Gestion administrative, pédagogique

👉 Conditions particulières d'exercice :

Pics d'activités et présence obligatoire pendant la chaine d'inscription (mi-juin à fin septembre)