Le secrétaire médical (H/F) facilite le travail de la Direction sur des activités administratives et sur le traitement d'informations. Interface auprès de divers interlocuteurs internes et externes, il est contributeur actif au sein du pôle administratif. Il est responsable des tâches confiées et de leur réalisation dans les meilleurs délais. Il participe aux différents projets de service et à la démarche d'amélioration continue.
1. Gestion de l'accueil physique et téléphonique avec les outils déployés et traitement informatif
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique : orientation des personnes vers l'interlocuteur adéquat et traçage des appels.
- Traitement journalier des appels relatifs aux missions confiées.
- Gestion des entrées et sorties du courrier : enregistrement sur le cahier de suivi
- Rédaction, mise en forme, édition, transmission de courriers et documents administratifs
- Gestion des cartes d'anniversaires, de décès envoyées aux personnes en soins et à leur famille
2. Gestion de données / suivi des dossiers patients
- Constitution et archivage mensuel des dossiers patients sous formats informatique et papier
- Gestion des courriers destinés aux intervenants extérieurs : médecins, IDEL et à la famille des personnes prises en soins
- Suivi des entrées / sorties en s'assurant de leur exactitude
- Gestion des certificats médicaux dans les dossiers patients
- Contrôle de la validité des attestations d'ouverture de droits et gestion des retours de ces attestations
- Préparation et gestion des statistiques mensuelles et annuelles en vue de l'élaboration du rapport d'activité
3. Gestion des plateformes de données administratives des patients
- Plateforme RESIDESMS avec la sécurité sociale
- Suivi des entrées et des sorties de patient
- Logiciel DOMILINKSSIAD
- Mise à jour des données administratives concernant les patients
- Saisie des données pour les statistiques
- Gestion de l'interface bureautique (publipostage)
4. Gestion logistique du service
- Saisie, suivi et réception des commandes du matériel de soin
- Gestion des commandes et stocks de fournitures de bureau et produits courants pour la structure
- Suivi du roulement des blouses des aides soignant(e)s
5. Gestion du dossier du bureau et conseil d'administration de l'association
- Préparation de la logistique des réunions du bureau, assemblées générales et instances diverses (édition de documents, envoi des convocations, préparation de la salle, rédaction du procès-verbal, déclaration en préfecture)
- Classement et archivage des convocations procès-verbaux..
6. Activités transverses
- Apport de sa maîtrise technique pour l'élaboration et la mise en œuvre des différents projets du service
- Participation au plan d'amélioration continue de la qualité sur son champ d'activités
- Participation à des comités de pilotage concernant la qualité
7. Activité RELAI : Ressources humaines / Comptabilité
- Contrôle de la complétude du dossier administratif du salarié lors d'un recrutement
- Rédaction des contrats de travail et vérification du retour des contrats de travail
- Réalisation de la déclaration unique d'embauche ainsi que l'adhésion à la caisse de retraite
- Contrôle des feuilles de kilomètres effectués par le personnel et des frais de stationnement pour le calcul des frais kilométriques
Rémunération et avantages
Convention collective CCN51 - Filière administrative - Coef de référence : 376 + Prime décentralisée 5% + Indemnité Laforcade
Jours de RTT
Reprise possible d'ancienneté selon CCN51
Mutuelle santé prise en charge à 50% par l'employeur
Œuvres sociales : places cinéma, chèques culture, chèques Cadhoc
Profil
Expérience et/ou Diplôme de secrétaire médicale
Expérience dans la gestion administrative.
Maitrise des logiciels Excel et Word.
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
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