Chargé d'accueil et de gestion administrative h/f

À propos de nous

Située au cœur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille plus de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en œuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.


Mission

Contexte et missions principales :

Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l’Université Jean Moulin Lyon3.Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l’iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C’est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.

Placée sous la responsabilité de la Directrice administrative de l’iaelyon, le/la Chargé.e d’accueil et de gestion administrative assure un ensemble de missions qui concourent au bon fonctionnement de la structure.

Répartition :

- environ 75% missions d’accueil

- 25% missions de gestion administrative et logistique courante

Environnement de travail : contact permanent avec le public, travail en binôme, missions variées

Activités principales :

Missions d’accueil, information et relation aux publics

Accueil physique des différents publics

• Accueil téléphonique : renseignements, orientation des appels, prise et transmission des messages

• Tenue de l’accueil, du standard et du courrier

• Information des publics sur les programmes et services dispensés par l’iaelyon

Gestion de l’information et des supports de communication

• Réassortiment de la documentation de l’iaelyon dans les présentoirs

• Pose et mise à jour des affichages

• Mise à disposition de revues, flyers et supports en libre-service

Appui aux activités pédagogiques et aux équipes :

• Distribution de petites fournitures et de papier aux enseignants

• Gestion des vidéo-projecteurs

• Ouverture et fermeture de la salle d’impression pédagogique

• Mise sous pli du courrier (ponctuellement)

• Préparation des copies d’examen lors des pics d’activité

Gestion administrative et logistique courante

• Traitement du courrier entrant et sortant : tri, distribution, affranchissement

• Suivi et maintenance de premier niveau de la machine à affranchir

• Réception des livraisons diverses et répartition auprès des services et personnels concernés

• Réalisation de tâches logistiques simples (s’assurer du bon fonctionnement des photocopieurs et des machines à café)

• Résolution de problèmes courants (matériel, salles, absence d’enseignants)

• Réalisation des demandes et des suivis d’intervention en cas de constat de fuites et de pannes diverses.

Missions complémentaires

• Gestion du parc informatique de la composante

• Travaux administratifs divers

Écosystème de travail

Au sein de l'iaelyon vous travaillerez sous la supervision directe de la Directrice Administrative et Financière.

Vous collaborerez également de façon étroite avec les autres services de l’école et de l'Université Jean Moulin Lyon 3.


Profil


Compétences opérationnelles et comportementales :

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office), connaissances de base en matériel informatique, respect de procédures

• Rigueur et organisation, aisance relationnelle, réactivité, discrétion


Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac

Expérience souhaitée : Une expérience équivalente sur les missions et/ou une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche seraient appréciées

Service recruteur : iaelyon

Date de prise de poste : 16 mars 2026

Localisation du poste : iaelyon School of Management - 6 Cours Albert Thomas 69008 LYON

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Quotité de travail : 100% du temps de travail

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1954€ + prime annuelle

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 4 avril 2026

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation