Secrétaire polyvalent (e) - cdi

I – LE POSTE Titre : Secrétaire polyvalent (e) Département : MJM GRAPHIC DESIGN PARIS Hiérarchie : Direction II. LA FINALITE Le/la Secrétaire polyvalent (e) joue le rôle de liaison entre l’entreprise et nos partenaires. Il/elle a pour principale mission la gestion administrative dans la mesure où il/elle traite, rédige et archive les documents, plus précisément les lettres et autres correspondances d’entreprise. III. LES DIMENSIONS DU POSTE Il/elle doit absolument faire preuve d’une très bonne communication orale et écrite en mettant à profit le vocabulaire professionnel du service. La bonne connaissance de tous les logiciels bureautiques est primordiale. Il/elle est un élément de l’entreprise qui possède un excellent sens de l’équipe et qui dispose d’une forte aisance téléphonique. IV.L’ORGANISATION Il/elle lui est demandé (e) à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes. Son travail représente un rôle essentiel dans le fonctionnement de l’entreprise de par sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence. V- LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS Assure l’accueil physique et téléphonique et le traitement des mails Oriente les personnes selon leur demande et gère les prises de RDV Suivi des dossiers étudiants et transmissions des informations au service commercial et pédagogique Etabli et enregistre les billets de retard des étudiants et les justificatifs d’absence Etabli et passe les commandes des fournitures de bureau Imprime et classe les feuilles de présence des intervenants Enregistre les offres de stages et d’emploi Assure les tâches administratives Effectue un reporting auprès du N1 de manière ponctuelle VI. RELATIONS INTERNES ET EXTERNES DU POSTE Interne La Direction pour le reporting, l’accompagnement et la stratégie de l’entreprise. Les commerciaux pour les échanges de bonnes pratiques, la fluidité des informations au sein de l’équipe. Les services supports : Comptabilité, Pédagogie, Informatique… Externe Entreprises Futurs étudiants Fournisseurs VII. FORMATION ET EXPERIENCE Formation initiale Minimum BAC2 Expérience professionnelle Minimum 1 an d’expérience VIII. PROFIL Connaissances techniques / métier Maîtriser l’outil informatique, en particulier Word, Excel, la messagerie électronique, l’environnement WEB Formation secrétariat Compétences Aisance relationnelle Savoir organiser et planifier ses activités Savoir rester courtois en toutes circonstances Supporter la pression d’un rythme de travail effréné Sens du service Temps de Travail : Temps Plein IX. AVANTAGES ENTREPRISE Titres restaurant Mutuelle employeur familiale La participation aux bénéfices