Assistante de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Placé(e) sous la responsabilité du Directeur Enfance Jeunesse, vous participez à la mise en œuvre et au fonctionnement du service Enfance-Jeunesse en assistant l’équipe de direction dans la gestion administrative, comptable et organisationnelle. Vous assurez le lien et la transmission d’informations avec les autres services de la collectivité, notamment les services support et les services de la Direction Générale Adjointe. Missions / conditions d'exercice Participation à la mise en œuvre et au fonctionnement de la direction
Charger de l’accueil général du service EJ : répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages, hors domaine famille, facturation réservation
Alimenter conjointement avec les autres agents du service l’agenda partagé du service administratif
Orienter les usagers vers les bons interlocuteurs
Accompagner la direction dans la recherche et la compilation des informations
Assistance auprès de la direction de service
Participer à la création d’outils de gestion efficient pour travailler en équipe (agendas partagés, arborescence du serveur, etc.)
Renseigner les tableaux de suivi des activités du service (projets en cours, budget, rétroplanning…)
Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels...)
Assurer un suivi efficient des dossiers en lien avec la Direction Générale Adjointe et son assistante de direction ainsi qu’avec les services supports de l’administration générale (marchés, finances…)
Suivre les échéances institutionnelles (Commissions, Bureaux, Conseils Communautaires), administratives …
Référent(e) Ressources Humaines et informatique
Assurer un 1er niveau de réponse aux demandes des agents du service EJ
Assurer un lien entre les services supports et les structures EJ
Participer aux réunions des référents
Gérer les ordres de missions et les frais de déplacement qui en découlent
Gestion de prêt de matériel
Elaborer la procédure et les tableaux de suivi
Gérer les demandes de réservation (enregistrement demande, disponibilité, retour demandeur, transmission formulaire aux coordos pour gestion jour du prêt)
Gestion des réservations et du prêt des minibus Profils recherchés BAC +2 : BTS assistante de direction
Expérience sur un poste similaire (milieu éducatif) souhaitée
Très bonne maitrise des outils bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Adobe, Outlook, One note) et de communication
Aptitude au fonctionnement des logiciels métier (Berger Levrault…)
Votre statut : titulaire de la fonction publique ou contractuel(le)
Votre temps de travail : temps complet 35h avec cycle de travail de 40h ouvrant droit à
27 jours de RTT
Organisation du travail : Du lundi au Vendredi avec plages fixes de 9h à 12h et de 14h à 16h30
Votre lieu de travail : Maison des Pyrénées - 136 route de Pouy de Touges – Le Fousseret
Cadre d’emploi : Adjoint administratif territorial
Rémunération : statutaire : Statutaire + Rifseep de € brut/mois et CIA de 300 € maxi annuel