Vos missions en quelques mots Sous l’autorité de la directrice de la crèche, effectue les tâches de gestion administrative, apporte un soutien technique, contribue au fonctionnement de la crèche. - Assurer l’accueil physique et téléphonique du public - Assurer la réception, le tri et le traitement des courriers et mails - Rédiger des courriers, comptes rendus, protocoles communs, etc - Assurer la mise en forme des documents - Constituer et mettre à jour les dossiers des familles accueillies - Préparer des dossiers en amont des réunions/commissions/réunions techniques avec la directrice d’établissement ou les partenaires et assurer la prise de notes - Saisir la présence des enfants sur AGORA et relancer les assistantes maternelles pour la récupération des présenciers - Participer à la facturation (édition des factures, mise sous pli, transmission des factures aux familles) - Saisir et envoyer chaque début de mois les fiches de fréquentation à la direction petite enfance - Constituer les documents de relais et les transmettre aux assistantes maternelles et aux familles après indication de la direction - Tenir à jour un tableau de visibilité des accueils et des surnombres chez les assistantes maternelles - Assurer la coordination et les relations avec les différents services municipaux, équipements d’accueil municipaux et l’élue à la petite enfance après indication de la direction - Contacter les services de la mairie pour toutes les réparations, entretiens, interventions après indications de la direction - Enregistrer et transmettre au magasin municipal les commandes des produits d’entretien - Saisir les congés et les heures supplémentaires après validation de la direction - Saisir le suivi des formations du personnel et la mise à jour Profil recherché Connaissances pré-requises - Techniques de secrétariat - Outils informatiques (Word, Excel et messagerie) - Logiciels AGORA et Astre (appréciés) - Dispositifs des CAF dans le champ de la petite enfance Compétences professionnelles - Qualités relationnelles et rédactionnelles - Sens des responsabilités et de l’accueil - Esprit d’initiative - Autonomie - Capacité d’adaptation - Discrétion
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