Assistant(e) de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein de la direction générale, l'assistant(e) de direction est placé(e) sous l'autorité du Direction Générale Service.
Il/elle est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec les cadres et agents de la collectivité, les élus ainsi que les différents partenaires. Missions / conditions d'exercice ACITIVITES PRINCIPALES :

1. Assistance administrative de la direction générale :
o Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, notes, rapports.
o Suivre les dossiers confiés et relancer les échéances.
o Gérer les parapheurs, les courriers entrants et sortants.
o Assurer le suivi des différentes conventions et partenariats avec le CDG976.

2. Gestion de l'agenda et des réunions :
o Organiser les rendez-vous, réunions, visioconférences et déplacements.
o Préparer les dossiers, supports et convocations pour les réunions.
o Rédiger les comptes rendus de réunions.
3. Interface et coordination interne/externe.
o Être le relais d'information entre la direction et les services.
o Assurer l'accueil physique et téléphonique.
o Filtrer les appels, orienter les demandes et transmettre les informations.

4. Suivi administratif des instances :
o Participer à l'organisation des conseils d'administration, comités techniques ou CST.
o Assurer le suivi des délibérations, décisions et notes de service.

5. Organisation logistique :
o Gérer les fournitures, les réservations de salles, les moyens techniques en lien avec le service finance.
o Participer à la préparation d'événements institutionnels.

6. Appui transversal aux services :
o Participer à la mise en œuvre de projets transversaux.
o Apporter un soutien administratif ponctuel aux chefs de service. Profils recherchés COMPÉTENCES REQUISES :
Savoirs :
* Maîtrise des techniques de secrétariat.
* Connaissance des collectivités territoriales et de leur environnement.
* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...).

Savoir-faire :
* Organiser et hiérarchiser les priorités.
* Rédiger avec clarté et précision.
* Gérer la confidentialité des informations.

Savoir-être :
* Discrétion professionnelle.
* Sens de l'organisation.
* Réactivité, rigueur, autonomie.
* Bon relationnel et esprit d'équipe.

CONDITIONS PARTICULIÈRES :
* Travail en collaboration avec tous les services du Centre de Gestion (CDG).
* Disponibilité pour s'adapter aux pics d'activité.