Adjoint à la directrice des achats et des finances (h/f)

Sous l'autorité de la directrice, l'adjoint F/H concourt à la définition et à la mise œuvre de la stratégie et de l'activité de la Direction des achats et des finances (DAF). Il/elle est force de proposition auprès de la directrice dans la définition et la mise en œuvre de réformes/ évolutions structurantes pour la direction.
L'adjoint F/H assure des fonctions de management et d'organisation et interagit en responsabilité avec une pluralité d'interlocuteurs internes (épidémiologistes/médecins ; chargés de communication, pharmaciens/logisticiens, informaticiens, data scientistes, responsables administratifs et financiers, agent comptable, direction générale, directeurs, responsables d'unité.) et externes (Direction Générale de la Santé, Direction de la Sécurité Sociale, Direction du Budget, Direction des achats de l'Etat, Contrôleur Budgétaire Comptable Ministériel, .).
En l'absence de la directrice, il/elle assume la responsabilité de la direction et représente cette dernière dans diverses instances internes (CODIR, COPIL, réunions de direction, .) et externes.
L'adjoint F/H intervient en appui aux 6 responsables d'unité, concourt au développement du collectif de travail ainsi qu'au renforcement de la professionnalisation des équipes. Il/elle peut le cas échant être amené à prendre en charge aux côtés d'un responsable d'unité un dossier particulièrement stratégique/et ou complexe/innovant.

Plus particulièrement, il/elle prend en charge de manière autonome les missions suivantes :
. La supervision et la mise en cohérence des travaux de construction budgétaire et d'exécution financière :
- Coordination, pilotage et synthèse des travaux des unités UQEF/UCP, de la direction des ressources humaines et de l'agence comptable dans le cadre de la construction du tendanciel, des budgets initiaux, rectificatifs, de l'allocation des ressources (supervision des dialogues budgétaires) et de la production du compte financier ;
- Supervision et participation aux travaux d'enregistrement dans le système d'information comptable et financier (SIFAS) : validation des engagements juridiques et des services faits, saisie des marchés, animation et synthèse du contrôle à posteriori par direction ;
- Coordination des travaux entre unités pour la sécurisation et le pilotage de l'exécution des dépenses et des recettes et des prévisions budgétaires ;
- Supervision des travaux partenariaux avec l'agence comptable et les directions métiers en vue d'améliorer l'efficience des traitements et la qualité de l'information financière.
. Le renforcement de la maîtrise des risques budgétaires et financiers de l'agence :
- Analyse de la cartographie des risques et construction d'une stratégie de renforcement la maitrise des risques comptables et budgétaires.
- Accompagnement des équipes dans le déploiement des plans d'action associés et dans la réalisation des travaux de mise à jour de la documentation à destination du conseil d'administration et des tutelles en lien avec l'agent comptable. Mise en place du plan de continuité d'activité de la DAF.
. La supervision et la coordination des travaux structurants sur les systèmes d'information comptables et financiers :
- Consolidation de la mise en place d'Infinoe et des processus de maintenance et de mise à jour en routine ;
- Supervision et coordination des travaux de maintenance et d'évolution de SIFAS (XRP-ultimate-Cegid) en lien avec l'administrateur fonctionnel, les responsables d'unité et les prestataires et représentation de l'agence dans les instances de pilotage ;
- Diagnostic sur les évolutions à mettre en œuvre dans une démarche d'optimisation et de rationalisation des processus de travail (évolution de certaines interfaces, automatisation de certains travaux et reporting, .) ;
Enfin, et en tant que de besoin, il peut également se voir confier toute mission spécifique transverse à la direction.