Office manager (h/f)

Description du poste :
Nous recherchons pour notre client, société internationale IT, un(e) Office Manager Bilingue.
Vous serez responsable de la majorité des fonctions administratives et comptables, en collaboration étroite avec le CEO et l'équipe de direction.
Chargé(e) d'accompagner nos bureaux en France, au Canada et aux États-Unis et en Italie.
En plus des tâches récurrentes listées ci-dessous, vous participerez également à des projets ponctuels tels que l'organisation d'événements.
Vos missions principales :
Gestion des fournisseurs :
Vous assurerez la coordination des différents prestataires pour les bureaux (bailleur, ménage, fournitures, etc.).
Suivi de la facturation clients :
Vous mettrez en place un suivi régulier des échéances de paiement clients et assisterez l'équipe commerciale pour garantir la bonne réception des paiements et la mise à jour de la facturation.
Paie et gestion sociale :
En coordination avec le cabinet comptable, vous préparerez les éléments nécessaires au traitement des salaires et vous assurerez de leur paiement. Vous gérerez également les cartes de restauration.
Vous accompagnerez les managers dans la préparation des arrivées et départs (contrats, documents associés, mutuelle...).
Suivi administratif :
Vous serez en contact direct avec notre expert-comptable, à qui vous transmettrez les éléments nécessaires aux consolidations trimestrielles.
Vous centraliserez également les documents comptables en collaboration avec les managers, notamment les factures d'achat.
Suivi de trésorerie :
Vous effectuerez un suivi hebdomadaire des encaissements, planifierez les décaissements (factures fournisseurs et salaires) et réaliserez un contrôle mensuel de la trésorerie sur l'ensemble des comptes bancaires de la société.
Reporting financier :
Vous serez responsable du reporting mensuel sur les opérations et les finances pour les trois entités du groupe.
Suivi actionnarial :
En collaboration avec le conseiller juridique, l'expert-comptable et l'équipe de direction, vous coordonnerez la préparation des documents liés aux Assemblées Générales (convocations, procurations, procès-verbaux).
Description du profil :
Vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et français ainsi que pour vos solides compétences organisationnelles, sens du détail, proactivité et autonomie.
Vous petes parfaitement à l'aise avec les outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint et autres logiciels)
Vous justifiez de connaissances comptables pour échanger avec l'expert comptable.
Idéalement, vous maîtrisez PennyLane ou la maîtrise d'un logiciel similaire est fortement appréciée