Adjoint responsable service population

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative STATUT DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE Descriptif de l'emploi La ville de Gaillac recherche un ADJOINT AU RESPONSABLE DU SERVICE POPULATION H/M, en charge de l’état civil, du funéraire, des élections, des formalités administratives et de la gestion des titres sécurisés.
Le service comprend 7 agents placés sous l’autorité de la Responsable du Service Population

Relations fonctionnelles
Relations internes : conseiller auprès des officiers d’état civil, coordination avec les agents du service et autres agents de la collectivité, sous la responsabilité du chef de service et en son absence du Directeur général des services, interlocuteur privilégié du maire et des élus.
Relations externes : lien permanent avec le parquet civil (Tribunal Judiciaire d’Albi), avec les publics, les opérateurs funéraires, les services juridiques et sociaux, la gendarmerie, les services de la Préfecture du Tarn, le service de l’ANTS, l’INSEE, les établissements publics et privés de soins, les homologues des autres communes.

Autonomie et Responsabilité :

Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique ;
Délégation de fonction d’Officier de l’état civil ;
Délégation de signature pour les autorisations des opérations funéraires ;
Délégation de signature pour les actes d’état civil et les formalités administratives, la gestion des listes électorales, les titres sécurisés ;
Reçoit des instructions du Procureur de la République ;
Garant de la confidentialité et de l’authenticité des actes ;
Responsabilité civile et professionnelle de l’agent liée à la rédaction des actes ;
Placé sous le contrôle hiérarchique du Préfet (mission des titres sécurisés).

Conditions d'exercices :

Travail en bureau, déplacements éventuels sur le territoire communal.
Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d'ouverture au Public.
Permanences ponctuelles lors des élections. Missions / conditions d'exercice MISSION GÉNÉRALE :
▪ Assister le responsable de service dans l’organisation quotidienne du service et sur les missions dédiées.
▪ Mise en œuvre de la politique d’accueil des usagers en mairie;
▪ Participer à l’amélioration du service rendu au public.

LES ACTIVITÉS PRINCIPALES

▪ Gestion de l'État civil
Assurer les rendez-vous pour les dépôts de dossiers, réceptionner les déclarations.
instruire, saisir et établir tous les actes : naissances, reconnaissances d’enfant, changement de nom, changement de prénom, mariages, décès.
Instruction et signature des PACS.
Tenue administrative des registres, mise à jour sous le contrôle du Procureur de la République.
Délivrance des copies ou extraits d'actes d'état civil et mise à jour des livrets de famille.

▪ Gestion des élections et de l’organisation des scrutins
Assurer la mise à jour du fichier électoral ( inscriptions, radiations)
Participer à la mise en œuvre des opérations de vote (gestion matérielle et administrative)
En l’absence et/ou sous le contrôle du Responsable du service, assurer la lien avec les élus et les services de l’Etat (Préfecture)

▪ Pilotage de l’activité funéraire et supervision des six cimetières municipaux
Instruction des demandes des opérations funéraires (demandes d’inhumation, d’exhumation)
Délivrance, suivi et mise à jour des titres de concession,
Planification annuelle et suivi des travaux et des aménagements en lien avec les agents techniques et les prestataires,
Suivi des reprises administratives de concessions,
Assurer la coordination avec les agents de surveillance des cimetières.

LES ACTIVITÉS TRANSVERSES

▪ Gestion et supervision des formalités administratives
Gestion de la délivrance des attestations d’accueil,
Recensement militaire, légalisation de signatures et certification matérielle de documents.
Gestion et supervision de la délivrance des titres d’identité sécurisés sur instruction de l’Agence Nationale des Titres Sécurisés et de la Préfecture.

▪ Management intermédiaire
En l’absence du chef de service, coordination avec les 6 agents du service (dont 4 agents administratifs et 2 agents techniques).

▪ Etude et veille juridique
Gestion administrative, juridique.
Gestion budgétaire et financière› suivi, contrôle budgétaire et financier.

▪ Évaluation - qualité - contrôle ›
Organisation et mise en œuvre possible de dispositifs d'évaluation et de démarche qualité. Profils recherchés Savoirs:
Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale ;
Connaissance juridique : Code électoral, Code civil, législation funéraire
Maîtrise impérative des techniques rédactionnelles et administratives
Connaissance des règles et procédures administratives de rédaction et de délivrance des actes d’état civil.

Savoir faire :
Techniques organisationnelles et relationnelles
Capacité à identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
Qualités organisationnelles.
Capacité en communication interne et externe ;
Maîtrise des techniques d’accueil du public et des techniques de gestion de conflits.

Connaissances informatiques
Maîtrise des outils de bureautique et des progiciels dédiés.

Savoir-être
Rigoureux, organisé, mesuré et discret, également doté d’un grand sens relationnel
Autonome,
Aptitudes à l’encadrement, au travail collaboratif et en équipe ;
Capacité d’anticipation, d’adaptation et à gérer les situations de stress.