RESPONSABILITÉS :
Accueillir et informer
• Accueillir, informer (étudiants et enseignants, publics extérieurs)
• Informer, conseiller et guider les étudiants dans leurs démarches administratives tout au long de l'année
• Participer aux différents événements présentant la formation
• Diffuser des supports d'informations, communiquer avec les partenaires extérieurs
Organiser le recrutement des étudiants
• Mettre en place et gérer les différents dispositifs d'admission des étudiants dans les filières de formation (traitement des candidatures en lien avec l'équipe pédagogique, diffusion des résultats)
Assurer les inscriptions administratives
• Préparer les dossiers d'inscription, participer aux inscriptions, contrôler les pièces justificatives, éditer les cartes d'étudiants, gérer les transferts de dossiers, contribuer à la vérification des inscriptions
Accompagner les étudiants relevant de la Formation continue ou de l'Alternance
• Gérer les dossiers de financement
• Etablir les attestations de présence
• Transmettre les états mensuels aux CFA, financeurs et service financier de l'IAE
• Elaborer les devis, les contrats, les conventions de formation
• Suivre et mettre en place les contrats d'apprentissage
Organiser la rentrée
• Préparation des plannings, Contact avec les intervenants et prestataires
Assurer la gestion pédagogique
• Préparer, saisir et vérifier les inscriptions pédagogiques des étudiants
• Elaborer les plannings d'enseignements avec les responsables pédagogiques et les enseignants
• Préparer et organiser les examens et leurs jurys
• Editer les résultats et les procès-verbaux de jurys
• Gérer les conventions de stage
Veiller au respect des règles
• Vérifier le respect du règlement d'études et veiller à son application
• Vérifier la conformité de l'ensemble des actes de gestion en fonction de la règlementation ministérielle, des délibérations des conseils, des procédures internes
Interagir avec les services internes à l'établissement
• Renseigner, transmettre les informations et documents utiles aux services ressources (comptabilité et Relations Humaines) dans le respect des procédures et des délais
• Collaborer en lien avec le service communication à l'organisation des évènements institutionnels à destination des étudiants et des partenaires extérieurs
S'informer et se former
• Participer aux réunions d'équipe et instances institutionnelles de l'établissement et de l'université
• Effectuer les formations nécessaires à la prise du poste ou à l'amélioration de ses compétences
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences métier/savoir-faire
• Maîtriser les outils bureautiques
• Connaître les logiciels spécifiques : APOGEE, E-candidat, MonMaster, PEF, Agate, ADE, Moodle, P-stage
• Rédiger et mettre à jour les documents à destination des usagers
• Identifier et appliquer les procédures administratives
• Savoir recueillir et transmettre des informations orales et écrites
• Organiser et planifier ses activités en fonction des priorités
• Savoir organiser et gérer son poste de travail, un système de classement
Savoir être
• Faire preuve de qualités relationnelles, d'autonomie et savoir travailler en équipe
• Être rigoureux
• Savoir gérer les situations d'urgence et hiérarchiser les priorités
• Savoir rendre compte et être force de proposition
• Connaître la réglementation et les dispositifs de financement de la formation professionnelle et apprentissage serait un plus
• Connaître les modalités d'établissement des contrats et conventions de formation professionnelle, le référentiel de certification RNCP, FCU ou QUALIOPI serait un plus
Pour candidater, envoi du CV et d'une lettre de motivation
Modalités de recrutement
• Prise de fonction souhaitée : 23/03/2026
• Date limite de candidature : 21/02/2026
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels : catégorie C (diplôme à minima BEP) et catégorie B (diplôme à minima BAC)
• Durée du contrat proposé : 12 mois
Conditions de rémunération
• Pour les titulaires : suivant grilles de la Fonction Publique + régime indemnitaire de 330 € (cat. C) et 400 € (cat. B)
• Pour les contractuels : fourchette salariale fournie à titre indicatif et fixée selon le reclassement de l'expérience significative pour le poste, sur les grilles de la fonction publique :
catégorie C : 2131,74 € (1er éch.) à 2161,28 € (7e éch.), brut mensuel, prime incluse
catégorie B : 2236,20 € (1er éch.) à 2374,04 € (7e éch.), brut mensuel, prime incluse
A noter ! La revalorisation du SMIC au 1er janvier 2026 entraîne une hausse des rémunérations des agents de catégorie C (échelons 1 à 5). Les montants indiqués ci-dessus seront ajustés lors du recrutement.
Affectation / Localisation du poste : Grenoble IAE - INP, UGA - Domaine Universitaire, 525 Av. Centrale, 38400 Saint-Martin-d'Hères
Spécificités du poste
• Prise de congés lors des interruptions pédagogiques
• Présence souhaitée lors des événements (JPO, SPO, remise des diplômes...)
• Adaptabilité a...
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