Assistant-e de direction et coordinateur-trice pa/ph

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Attaché
Attaché principal
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Assistant socio-éducatif
Assistant socio-éducatif de classe exceptionnelle
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous l'autorité de la Direction du CIAS, l'assistant-e de direction est responsable de l'administration générale du CIAS. Il-Elle est garant de l'accueil du public, de la gestion du courrier et du secrétariat. Il-Elle assiste et conseille la direction du CIAS. L'assistant-e de direction impulse, organise et dirige la mise en œuvre des plans d'actions liés à l'administration générale en fonction des objectifs définis par la direction. Il-Elle assure le bon fonctionnement des instances dans leur préparation, leur déroulement, les comptes rendus, ainsi que pour la sécurisation juridique et la mise en place des décisions.
Le-La coordinateur-trice Personnes âges impulse et met en œuvre en lien étroit avec la Direction, la politique des Personnes Agées et des Personnes en situation de Handicap sur territoire. Il-Elle anime et évalue sa mise en œuvre. Missions / conditions d'exercice Pilotage de l'équipe de l'administration générale et du pôle Personnes âgées et Personnes en situation de handicap
- Encadrer, coordonner, prioriser et animer l'équipe du pôle administratif et du pôle PA / PH
- Assurer la continuité de service
- Faire adhérer les services du pôle administratif et du pôle PA/PH à un projet global
- Effectuer le suivi des plannings
- Assurer des entretiens réguliers et les entretiens professionnels
- Accompagner les agents dans le développement de leurs compétences professionnelles
- Gérer les litiges et les conflits
- Mettre en place un projet de service afin de mobiliser une synergie d'équipe

Assistanat de direction
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques de la Direction
- Prendre et organiser des rendez-vous en fonction des priorités de la Direction (suivi de l'agenda)
- Gérer la planification des diverses réunions et rencontres
- Organiser les déplacements professionnels de la Direction (réservation voiture, train...)
- Préparer et/ou soutenir administrativement et logistiquement les dossiers et événements organisés par la direction
- Etre en mesure de proposer une première proposition rédactionnelle de courriers, attestations
- Effectuer un travail de recherche et d'information afin de constituer les fonds de dossier
- Assurer le suivi des dossiers (reporting d'informations, rétro planning, relances ...), et en assurer le classement
- Rendre compte et alerter sur les éventuels points de blocage sur les dossiers et suivis de réunions
- Préparer les ordres du jour des bureaux, CODIR, compte-rendu, courrier, rapports, supports de réunion (projet délibération, diaporama, PowerPoint...)

Gestion de l'administration générale
- Concevoir et animer des outils de planification et des procédures de contrôle auprès de la direction et des services
- Préparer, suivre et garantir le bon déroulement des réunions des Conseils d'Administration
- Assurer, en relation avec la direction et les services, la rédaction et l'envoi des convocations et documents des Conseils d'administration
- Rédiger les comptes rendus des Conseils d'administration et assurer la transmission des décisions
- Rédiger, relire, sécuriser et valider les procédures, actes et conventions
- Contrôler le respect des procédures de transmission des actes (arrêtés, convention, délibérations) au contrôle de légalité
- Coordonner la gestion des délégations et représentations des élus au sein des organismes extérieurs
- Assurer la veille juridique et réglementaire, et conseiller la collectivité sur la sécurisation des actes et procédures
- Mettre en place des procédures et outils adaptés aux services
- Élaborer les rapports d'activités
- Contrôler la rédaction des documents administratifs produits par les services
- Établir le suivi des dispositifs contractuels et des mutualisations avec les communes

Impulsion et mise en oeuvre des politiques PA/PH et plus largement sociales
- Réaliser un diagnostic des actions mise en oeuvre sur le territoire
- Définir des orientations en lien avec la Direction et les élus du CIAS
- Traduire les orientations définies en plan d'actions
- Faire adhérer les responsables de sites aux projets
- Assurer l'analyse de l'activité sociale sur le terrain et proposer des axes d'amélioration
- Rendre compte des actions engagées sur le territoire
- Mettre en oeuvre les moyens et ressources nécessaires pour la bonne réalisation du projet (humains, financiers, outils d'évaluation...)
- Participer à l'élaboration, au suivi et à l'exécution des marchés publics, des contrats et conventions liés au pôle en lien étroit avec la Direction Finances et Commande publique
- Apporter Assistance et conseil technique aux élus institutionnels et associatifs
- Consolider la dynamique locale de partenariats et d'animation en associant les publics, les acteurs locaux et institutionnels

Animation et administration de la commission PA/PH et des différentes instances de concertation
- Mobiliser l'ensemble des acteurs
- Elaborer et mettre en oeuvre des outils et méthodes de mobilisation et de dialogue avec les acteurs locaux, institutionnels et associatifs

Gestion de proximité des services PA/PH (Portage de repas, Chartes Ainés, lien avec la MDA, l'ARS et le CLS)
- Assurer l'accompagnement des bénévoles engagés
- Analyser les besoins et assurer la mise en oeuvre de réponses adaptées
- Développer des liens de coopération avec les partenaires et les communes

Suivi social des bénéficiaires, en cohérence avec les orientations du CIAS et en lien avec les partenaires sociaux et médico- sociaux Profils recherchés Profil :
- Diplôme de niveau V (Bac +2) : BTS, DUT, DEUG... ou diplôme équivalent
- Spécialité : Fonctionnement d'une collectivité, d'un CIAS
- Expérience 1 an sur un poste similaire appréciée
- Permis B (exigé)

Compétences :
- Maîtrise du statut de la fonction publique territoriale
- Maîtrise du fonctionnement des collectivités
- Maîtrise des modes de gestion des services publics locaux
- Maîtrise des procédures d'autorisation, de tarifications et d'agréments
- Maîtrise du cadre comptable
- Connaissances des méthodes et outils d'évaluation des politiques publiques
- Connaissance des techniques de communication institutionnelle
- Connaissances du cadre règlementaire des politiques PA/PH
- Savoir élaborer des outils de suivi, indicateurs et tableaux de bord
- Savoir assurer la gestion administrative, financière et technique d'un projet
- Savoir organiser et conduire des réunions
- Savoir gérer des litiges ou conflits
- Savoir accompagner les changements de conduite des pratiques de l'intervention sociales
- Savoir manager des équipes
- Rigueur
- Autonomie
- Sens de l'organisation du travail
- Qualités relationnelles
- Qualité managériales
- Capacité à fédérer des équipes autour de projets
- Capacité à mener une concertation, à négocier
- Savoir déléguer
- Sens du service public