Au sein de l’équipe dédiée à la formation continue, vous jouez un rôle central dans le bon déroulement des activités administratives, logistiques et financières.
Vos missions incluent :
Organisation logistique :
* Réservation des hôtels, transports (trains, avions) pour les intervenants ou clients.
* Réservation des salles de formation et prestations annexes (traiteur, écharpes, eau, café…).
* Gestion des reprographies et demandes spécifiques des formateurs.
* Organisation des jurys et examens (convocations, logistique, édition des parchemins).
Suivi administratif et financier :
* Gestion des dossiers de financement (OPCO, CPF, autres organismes financeurs).
* Rédaction et suivi des documents contractuels : devis, contrats cadres, conventions de formation.
* Gestion des avenants et des paiements des intervenants.
* Suivi des paiements clients : facturation, relances, coordination avec le service comptabilité.
* Suivi des frais de déplacement.
Contribution aux processus qualité et amélioration continue :
* Suivi des indicateurs qualité définis par la certification Qualiopi.
* Participation à l’amélioration des process administratifs en conformité avec les obligations légales.
Appui aux équipes commerciales et coordination pédagogique :
* Assister l’équipe commerciale dans la gestion des demandes clients et prospects.
* Collaborer à la mise en place des formations : feuilles d’émargement, questionnaires de satisfaction, supports.
* Aider à la préparation des propositions commerciales et au suivi des relances.
* Contribuer à l'amélioration des supports de communication (PowerPoint, Word, Excel).
Support administratif courant :
* Planification des réunions d’équipe et rédaction des comptes rendus.
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