Booking front office supervisor (h/f)

Ce qu'est le Booking Front Office :
- Communiquer quotidiennement avec les RHB/MRL du monde entier.
- Collecter les demandes des RHB/MRL pour les services répertoriés dans le Catalogue des Services (COS) lié à l'événement.
- Déterminer et suivre la faisabilité des demandes particulières formulées par les RHB/MRL et les confirmer aux clients selon les spécificités techniques fixée par HBS.
- Confirmer aux détenteurs de droits les services demandés.
- Assister le département finance en appui de leurs processus de facturation.
- Participer à la création des documents d'information et supports utilisés pendant le processus de réservation et planifier et piloter les réunions avec les RHBs / MRLs lors des World Broadcaster Meetings.

Qui est le Booking Front Office Supervisor:
- C'est le contact principal pour les TVs et Radios au sein du Booking Front Office de HBS.
- Chaque Booking Front Office Supervisor est responsable de son propre portefeuille d'ayants droits.
- Il est supporté(e) dans la gestion du portefeuille par une petite équipe de coordinateurs Front Office dont il/elle est le responsable.

Responsabilités principales :
- Rendre compte au Booking Front Office Manager de la préparation et du déroulement des opérations RHB/MRL.
- Assurer la liaison avec les fédérations sportives et les représentants des titulaires de droits pour coordonner toutes les informations relatives aux accords de droits et aux opérations de diffusion.
- Participer aux réunions de coordination liées aux événements, avec d'autres départements HBS.
- Participer aux réunions World Broadcaster / Information, aux réunions unilatérales avec les clients Broadcast et aux Final Draws (tirages au sort).
- Effectuer le suivi quotidien des demandes d'un portefeuille de RHBs / MRLs pour assurer la livraison optimale des services demandés pendant les événements.
- Être le principal point de contact chez HBS pour toute question concernant les plans de production unilatéraux des RHBs/MRLs, liés aux services répertoriés dans le Catalogue de Services/Tarifs.
- Contribuer à un processus de facturation fluide.

Profil :
- L'activité de Booking Front Office étant plutôt orientée service client que technique, vous avez tout de même une bonne compréhension des opérations de diffusion télévisuelle et radio pour des grands événements sportifs.
- Vous avez plusieurs années d'expérience dans l'organisation et la diffusion télévisuelle et radio d'événements sportifs internationaux à grande échelle, ou de LOC (Comité Local d'Organisation), idéalement en lien avec le football, l'athlétisme ou le rugby.
- Vous avez déjà travaillé dans un service de Booking ou un environnement Broadcast.
- Vous êtes habitués à échanger avec des parties prenantes externes (fédérations sportives, agences de droits, comités d'organisation.), avec des clients médias et/ou radiodiffusion (idéalement d'Amérique du Sud, d'Asie, d'Asie centrale et d'Europe de l'Est).
- Vous êtes reconnu pour votre orientation « client first » (externe comme interne), vos compétences relationnelles, votre personnalité rassurante et proactive.
- Votre esprit d'équipe n'est plus à démontrer et l'environnement international vous attire.
- Flexible et calme, vous savez gérer les pics d'activité liés à la préparation et à la gestion de grands évènements.
- Très soucieux du détail et de la qualité de vos rendus, vous êtes organisé et savez gérer les priorités et les échéances afin d'anticiper les problèmes potentiels.
- Vous avez un anglais courant (écrit et oral) et un bon niveau de français. La maitrise d'une troisième langue est un plus.
- Vous maîtrisez MS Office, et êtes à l'aise avec les outils de collaboratifs et les bases de données.