Raison d'être du poste
Assurer le secrétariat administratif et technique de la Chefferie de service et apporter une assistance organisationnelle au service, composé outre la chefferie de service, de 7 attachés en charge du suivi des collèges et 2 attachés spécialisés en partie sur les logements de fonction, dune part, et les tiers lieux, dautre part.
Missions principales
1. Participer à lorganisation de lactivité et la gestion du temps de la chefferie de service et des agents de léquipe par la planification de lactivité (présence, agendas, dossiers préparatoires aux réunions), lorganisation logistique des réunions et la gestion du courrier (Elise)
2. Participer à la circulation et à lorganisation de linformation, la diffusion interne et externe des circulaires du service, et assurer le classement et larchivage des dossiers
3. Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs du service des relations avec les communautés éducatives et les orienter
4. Assurer la mise à jour du logiciel de gestion du temps de travail pour lensemble des agents du service (chronos)
5. Assurer lenvoi et le traitement des mails réceptionnés dans la boite de structure SRCE
6. Assurer la mise à jour de bases de données et de tableaux de bord du service (suivi des rapports), notamment concernant les dates des dialogues de gestion, des CA des collèges, les logements de fonction, les conventions doccupation, les conventions loi 3DS et les contacts des villes
7. Assurer lorganisation des dialogues de gestion avec les collègues, des réunions avec les villes, parents délèves délégués, et des réunions de bassins, des CA (planification des rendez-vous, préparation des dossiers, relances)
8. Veiller à la cohérence des pratiques de secrétariat (courriers, respect charte graphique) et accompagner la mise en commun des outils avec lensemble des secrétaires de la direction
9. Assurer la continuité de service en binôme avec la 2e secrétaire-assistante du service
Profil
- Savoir établir une relation de confiance avec ses collaborateurs et son encadrant
- Savoir travailler en équipe et développer des méthodes de travail partagées
- Savoir faire preuve dautonomie, dorganisation et de rigueur dans la gestion des dossiers attribués
- Savoir prioriser ses activités et adapter son plan de charge au regard des urgences de travail
- Savoir utiliser et mettre à jour les supports de renseignements, annuaires, arborescence, base de donnée
- Savoir utiliser les logiciels spécialisés utilisés par le service (icourrier, omère, webdelib, DEMACT)
- Connaître ladministration départementale
DIPLOME de niveau Niveau Bac à Bac
Niveau d'expérience souhaité
Informations complémentaires
Nouveaux locaux, nouvelles ambitions !
À partir de janvier, le Département sinstallera dans ses nouveaux bureaux à Saint-Denis, au sein du bâtiment Pulse :
- Bâtiment % inclusif : conçu pour être accessible à toutes et tous, quels que soient les besoins ou les situations ;
- Engagé pour la planète : Pulse intègre les dernières innovations en matière de construction écologique ;
- Pensé pour le collectif : espaces collaboratifs, qualité de vie au travail et proximité des transports.
Un nouvel environnement de travail à limage des valeurs de la Seine-Saint-Denis : ouverture, engagement et innovation. Rejoignez-nous !
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.