Assistant polyvalent accueil, logistique et archives – assistant du service prévention et sécurité au travail (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Situé à LA ROCHELLE sur la côte atlantique, le Centre de gestion de la Charente Maritime, établissement public administratif assurant des missions d'accompagnement et l'expertise RH pour plus de 600 collectivités territoriales, recrute un agent polyvalent d'accueil, logistique, archives et assistant du service prévention.
* Assistant polyvalent accueil, logistique et archives (80%)
* Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%) Missions / conditions d'exercice Assistant polyvalent accueil, logistique et archives (80%)

* Assure la tenue du poste d’accueil :
• Accueille, analyse les demandes, synthétise et répercute les messages, transmet les communications téléphoniques, assure l’orientation du public
• Contrôle l’accès et la circulation des personnes au sein de l’établissement.
• Tient à jour les documents de suivi des visites
• Assure le traitement du courrier entrant (ouverture, numérisation et transmission du courrier) et sortant (affranchissement, mise sous pli)
• Gère le planning de réservation des salles, des véhicules et autre matériel
• Assure le suivi d’un système de mesure de l’activité de la mission « accueil » (appels, visiteurs, courriers…)
• Assure la gestion des badges d’accès aux locaux du Centre de gestion, en lien avec le service de sécurité du site de la Maison de la Charente-Maritime

* Contribue à la réalisation de certaines missions logistiques
• Assurer un soutien aux missions logistiques (suivi des livraisons, de l’entretien du bâtiment, de la gestion du parc des véhicules de service, des stocks de produits d’hygiène et des fournitures de bureau…) en autonomie ou en lien avec l’agent coordinateur des achats et travaux

* Assiste l’archiviste du Centre de gestion :
• Participe à la collecte des archives auprès des services du Centre de gestion
• Classe les archives et en assure la description en utilisant les outils de gestion dédiés et en appliquant les procédures de versement et d’élimination
• Assure la conservation des archives en appliquant les règles de conservation préventive et en organisant les espaces de conservation

Assistant du service Prévention et Sécurité au travail (20%)
•Suivi de gestion administrative des interventions du service (vérification des pièces et édition, suivi des retours et des circuits de signatures, tenue des tableaux d’activité avant facturation)
• Classement et archivage,
• Gestion administrative des différents réseaux de prévention (assistants/conseillers de prévention,)
• Accueil téléphonique, gestion de la boite mail fonctionnelle et du courrier
• Information de premier niveau des collectivités
• Participation à l’organisation d’événements sur le thème de la prévention avec les autres services du CDG17 Profils recherchés Compétences techniques
Maîtrise du standard et des techniques de régulation
Bonne aisance avec les nouvelles technologies de l’information et de la communication
Maîtrise des outils de bureautique
Esprit de synthèse
Excellente orthographe

Compétences professionnelles
Connaît les activités des différents services du Centre de Gestion
Connaissance de l’environnement territorial et professionnel
Applique les consignes d’archivage et de classement
Applique les règles de sécurité à l’accueil
Organise son travail de façon méthodique et rigoureuse
Respecte les procédures
Respecte l’organisation du service et les échéances

Compétences relationnelles
Capacité à s’exprimer avec aisance
Capacité d’écoute et d’adaptation
Capacité à s’adapter face aux différents publics
Capacité à s’adapter à un poste polyvalent aux missions hétérogènes
Capacité à travailler avec l’ensemble de ses collègues
Capacité à faire preuve d’écoute et de respect vis-à-vis de sa hiérarchie
Rend compte et informe sa hiérarchie en cas de difficulté
Confidentialité et discrétion