Assistant(e) de gestion administrative (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative -Rémunération statutaire, RIFSEEP, prime annuelle (équivalent 13ème mois) Descriptif de l'emploi Placé(e) sous l'autorité du chef du service du Secrétariat Général, vos missions principales seront :
- Gestion du courrier arrivée et départ
- Assurer l’accueil téléphonique et physique de la collectivité
- Gestion de l’agenda des salles de réunions de l’Hôtel de Ville
- Mise en forme de différents documents (lettre, délibération, arrêté, compte-rendu…)
- Gestion et suivi des conventions
- Classement de différents documents et recherche (courrier, délibérations, …)
- Suivi des bureaux et des conseils Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES QUOTIDIENNES
- Gérer le courrier arrivée : tri, dépouillement et répartition par services, diffusion en papier et via le logiciel
- Accueillir, renseigner et orienter le public
- Préparation des dossiers de bureau et de conseil
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ACTIVITES PRINCIPALES OCCASIONNELLES
- Frappe de courriers et de divers documents
- Participation à l’organisation des salles de réunion
- Participation à des envois groupés
- Distribution de divers documents
- Participation à l’organisation des réceptions de la collectivité
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COMPETENCES REQUISES
- Recevoir et orienter les différents publics
- Adapter sa communication
- Délivrer des renseignements
- Utiliser les moyens informatiques, bureautiques et matériel mis à disposition Profils recherchés CONDITIONS D’EXERCICES
- Travail en équipe
- Travail au contact du public et des élus
- Appliquer les règles d’hygiène et de sécurité au travail
- Etre en possession du permis de conduire
- Polyvalence sur les missions de secrétariat
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SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des outils informatiques (word, excel, powerpoint)
- Utilisation du publipostage
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SAVOIR-ETRE
- Discrétion
- Ponctualité
- Organisée
- Autonome
- Disponible notamment les soirs des conseils
- Réactive