Chargé de mission en 3/5è

Chargé(e) de mission – Gestion administrative du mécénat

(Poste en 3/5e)

Missions principales

En tant que chargé(e) de mission administratif(ve) polyvalent(e), vous contribuerez activement au bon fonctionnement du Fonds ESPCI Paris, en appui à son activité de mécénat.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec le Président, le Directeur du Mécénat et le Trésorier du Fonds.


Vos missions principales seront réparties en trois volets :

1. Gestion administrative et organisation du Fonds

•Suivi administratif des conventions de mécénat (création, classement, archivage)

•Gestion des dons hors mécénat : enregistrement, émission des reçus fiscaux, alimentation de la base donateurs

•Appui au suivi des bourses étudiantes et des subventions accordées à l’ESPCI Paris

•Gestion documentaire (papier et numérique), envoi et suivi des documents officiels

•Organisation de réunions et d’événements liés au mécénat

•Organisation des réunions des Conseils d’Administration et préparation des compte-rendus.


2. Rédaction et production de contenus

•Rédaction de documents variés : newsletters, courriers aux donateurs (Alumni, parents…), présentations PowerPoint, argumentaires de financement

•Élaboration et suivi des conventions (mécénat, partenariats, naming, etc.)

•Conception, relecture et mise en forme de supports administratifs ou promotionnels (devis, factures, tableaux, notes, supports graphiques)


3. Suivi budgétaire et relations fournisseurs / partenaires

•Suivi des factures et des engagements financiers du Fonds (dons, commandes, règlements)

•Suivi des flux sur les plateformes de collecte de dons et relations avec celles-ci

•Appui à la gestion comptable en lien avec le Trésorier : conventions, dépenses, règlements

•Passation de commandes

Profil recherché

Compétences et savoir-faire

•Solide maîtrise des outils bureautiques, réseaux sociaux et de l’IA (pack Office, bases de données – Salesforce très apprécié).

•Excellentes capacités rédactionnelles en français et bonne maîtrise de l’anglais

•Bonne compréhension des mécanismes de gestion budgétaire

Qualités personnelles

•Rigueur, autonomie et sens de l’organisation

•Esprit d’initiative, fiabilité et réactivité

•Aisance relationnelle

•Capacité d’analyse et de synthèse

•Bienveillance et esprit d’équipe


Formation & expérience

•Bac+3 minimum (Licence ou équivalent)

•Une expérience préalable dans le domaine du mécénat ou de la gestion de fonds est souhaitée