Assistant.e administratif.ve h/f

Description du poste

Intitulé du poste

H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de direction

Missions

Sous l’autorité de la ou du responsable de la mission, l’agent·e assure des missions de secrétariat auprès de l’adjoint·e à la ou au directeur·trice général·e de la DGTERE. Il·elle travaille en binôme avec l’autre assistant·e administratif·ve et contribue plus largement aux missions de secrétariat de l’ensemble des services de la direction. À ce titre, il·elle participe au bon fonctionnement des instances et au suivi administratif des procédures, notamment en lien avec la gestion des subventions et des conventions.

L’agent·e organise et coordonne l’activité professionnelle de la direction en assurant la gestion des agendas, la planification des réunions, l’organisation des déplacements et la rédaction de comptes rendus, notamment pour les instances de gouvernance. Il·elle assure l’organisation matérielle et administrative des réunions et veille au bon suivi des présences, invitations et outils de pilotage.

Il·elle gère les affaires courantes, accueille les interlocuteur·rices, réceptionne et traite le courrier, suit les circuits de signature et met en forme les documents administratifs. Il·elle assure le suivi des délibérations, des instances et relaie les informations nécessaires aux services concernés.

Dans le cadre des partenariats, il·elle participe au suivi administratif et financier des subventions et conventions, veille au respect des échéances contractuelles et contribue à la fiabilité des dossiers en lien avec la mission compétente.

Profil attendu

L’agent·e maîtrise les outils bureautiques et les méthodes d’organisation administrative et documentaire. Il·elle fait preuve de rigueur, d’autonomie et d’un excellent sens de l’organisation, tout en sachant gérer les priorités et les situations d’urgence.

Doté·e de qualités relationnelles et rédactionnelles, il·elle sait s’adapter à des interlocuteur·rices varié·es, travailler en équipe et en transversalité, rendre compte de son activité et respecter les règles de discrétion et de confidentialité propres à l’environnement territorial.