Assistant de service H/F
Vos missions consistent à assister administrativement le service Etudes et Paysage(13 personnes) : la responsable de service dans l'accompagnement de ses missionset les 4 unités du service (études, paysage, fermes urbaines et étoiles vertes).Vos missions consistent à assister administrativement le service Etudes et Paysage (13 personnes) : la responsable de service dans l'accompagnement de ses missions et les 4 unités du service (études, paysage, fermes urbaines et étoiles vertes).Pour l'ensemble du service : Planification et organisation de la vie professionnelle des membres de l'équipeOrganiser l'agenda de la responsable de service et des responsables d'unitésAssurer une veille par rapport aux calendriers des instances et le suivi de l'inscription des dossiers à ces instancesOrganiser des comités de pilotage stratégiques avec des élus métropolitainsOrganiser les réunions et séances de travail des équipe(s) et en assurer si nécessaire la logistique (réservation salle et de véhicules, matériel...)Assurer une veille par rapport aux calendriers des instances et le suivi de l'inscription des dossiers à ces instancesAssurer le suivi des conventions de financement (préparation des décisions, rédaction des courriers aux communes, tableau de bord)Assurer la transmission de documents ou d'informations (rapports, supports de présentation, conventions...), à la demande de la direction, et en l'absence des responsables concernésElaborer des tableaux de bord pour assurer le suivi de l'activité du service Assistance administrativePréparer les dossiers, la collecte et la mise en forme des informations nécessairesAssurer le suivi des courriers sur le logiciel dédiéSaisir et rédiger des courriers, compte-rendus, notes et documents administratifsRéaliser des documents de présentation type diaporama à partir du logiciel Adobe IndesignRédiger et mettre en forme des exposés, des délibérations pour les différentes instances, à partir des informations transmises par le chef de service et/ou les responsables d'unitésImprimer des plans sur traceur en fonction des besoins du service Assistance logistiqueRecevoir et orienter les demandesAide à l'organisation d'événements, coordination (séminaire, journées avec partenaires extérieurs)Gérer les urgences (appels, changement de salles, vérification sur site...)Outre ces missions transversales, certaines tâches peuvent être spécifiques à chaque unité et occasionnelles : déplacement sur site à la demande (prise de photo par exemple)Sujétions:L'assistante du service est intégrée au pôle des assistants.es de service. Des actions et temps communs sont mis en place afin d'assurer une transversalité des missions sur les différents services (permanences téléphoniques par roulement au sein du pôle).Lieu de travail : Axéo - Mail Pablo PicassoTélétravail possible à raison de 2 jours par mois
Profil :
Connaissances :Connaissance des logiciels de bureautique (word, excel, power-point)Connaissance de la collectivitéTechniques de secrétariatTableaux de bord et outils de planification et suiviConnaissance du logiciel Indesign (formation possible si nécessaire)Savoir-faire :PolyvalenceSens du travail en équipeAutonomie et sens de l'initiativeSens de la diplomatie dans le traitement des demandesBonne expression orale et écriteCapacité d'organisationGestion des priorités et de l'imprévu
Poste en CDI
Experience: Débutant accepté
Secteur d'activité: Administration publique générale
Vos missions consistent à assister administrativement le service Etudes et Paysage(13 personnes) : la responsable de service dans l'accompagnement de ses missionset les 4 unités du service (études, paysage, fermes urbaines et étoiles vertes).
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