Responsable scolarité (h/f)

Le poste

Véritable pivot entre la Direction des Études et le Pôle Scolarité, le Responsable Scolarité assure la fluidité opérationnelle de l’établissement. Il garantit la qualité du suivi administratif et pédagogique des étudiants tout en encadrant l’équipe de coordination.
Son rôle est d'alléger le Directeur des Études sur le pilotage quotidien tout en étant force de proposition sur l'optimisation des processus.

1. MANAGEMENT ET COORDINATION DU PÔLE SCOLARITÉ
1. Encadrement de l’équipe : Manager, animer et suivre l'activité des coordinateurs scolaires et administratifs.
2. Contrôle opérationnel : Vérifier le respect des deadlines administratives (ESUP, rectorat, certificateurs), la bonne organisation des événements (rentrées, inscriptions, conseils, examens blancs, épreuves de certification) et la qualité de la saisie sur les logiciels de gestion.
3. Développement des compétences : Former et accompagner l'équipe dans sa montée en compétence sur les outils, process et la réglementation.
2. PILOTAGE DE LA VIE SCOLAIRE ET DES EXAMENS
4. Gestion du quotidien de l’établissement : Superviser la gestion quotidienne (modifications d'emplois du temps, réservations de salles, gestion des absences formateurs et étudiants, incidents). Gérer les demandes externes de réservation de salles.
5. Organisation des temps forts et rituels: Coordonner la logistique des rentrées, compétitions, challenges, conseils de classe, conseils de discipline et examens blancs.
6. Relations certificateurs : Assurer la relation et le suivi des échanges avec le SIEC et des différents certificateurs (titres RNCP - Bachelors, Mastères).
7. Projet FSE+ : Piloter et animer le projet FSE+ pour les volets "Scolarité" et "Référent Social".
8. Amélioration continue : Faire progresser les process dédiés à la scolarité pour simplifier les démarches des campus et des étudiants.
3. SOUTIEN À LA DIRECTION DES ÉTUDES
9. Planification : Préparer les calendriers de formation R et les emplois du temps (sur Temps et Ypareo) et optimiser l'occupation des salles.
10. Recrutement des formateurs : Effectuer le premier contact pour le recrutement des formateurs, suivre la constitution de leurs dossiers administratifs et leurs progressions pédagogiques.
11. Animation pédagogique : Co-animer les pré-rentrées, les conseils de classe et gérer les sanctions de premier niveau.
12. Communication/animation interne : Relayer et faire vivre les événements du Groupe (Top PROS, Compétitions Concours, webinaires, challenges) auprès des étudiants et formateurs.
13. Conformité : Assurer la déclaration d'ouverture des sessions et la transmission des dossiers formateurs aux instances concernées.


Le profil recherché

Formation :
14. Diplômé(e) d'un BAC minimum en Gestion, Management ou Ingénierie de formation.
15. Expérience confirmée sur un poste à responsabilité dans le secteur de l'enseignement supérieur ou de la formation professionnelle.
Compétences et qualités requises :
16. Maîtrise experte d'un ERP de scolarité (Ypareo ou similaire).
17. Connaissance des référentiels (BTS, RNCP) et des processus de certification.
18. Capacité à élaborer et piloter des plannings et une organisation complexes.
19. Aptitude à fédérer et manager une équipe.
20. Rigueur et organisation : Capacité à gérer plusieurs projets en parallèle et à respecter des échéances strictes.
21. Aisance relationnelle : Capacité à échanger avec des interlocuteurs variés (étudiants, parents, formateurs, institutions).
22. Esprit d'initiative : Capacité à être force de proposition pour améliorer l'expérience client/étudiant.