Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi MISSION : Dans le cadre du guichet unique, sous la responsabilité du Chef du Service Affaires Générales et Etat Civil et en liens fonctionnels avec la référente guichet unique et la cheffe du Service Relation aux Usagers, vous accueillez, orientez et renseignez le public, identifiez et qualifiez la demande. Vous instruisez les demandes et prenez en charge le traitement des démarches administratives relevant des secteurs du Service Affaires Générales et Etat Civil, du Service Relation aux Usagers, et dans les annexes, du CCAS. Missions / conditions d'exercice ACTIVITES PRINCIPALES :
Pour chaque secteur d’activité : accueil général de la mairie, standard téléphonique, enfance, logement, affaires générales, état civil & élections :
▪ Secteur Affaires Générales : traitement et transmission des dossiers d’établissement de titres d’identité sécurisées ; instruction et remise des dossiers d’attestation d’accueil ; de changement de domiciliation ; de vie commune, des affaires militaires ; d’inscription sur les listes électorales ; légalisation de signatures, copies certifiées.
▪ Secteur Etat Civil : remise d’actes ; gestion du COMEDEC ; réception des déclarations et établissement des actes d’état civil ; tenue administrative des registres d’état civil ; remise des dossiers de mariage ; établissement des dossiers de mariage, de PACS et de parrainage ; parrainage et noces d’or ; instruction des dossiers de changement de nom et prénom ; assistance à la célébration des cérémonies (mariage, parrainage et noces d’or) ; délivrance d’autorisations funéraires.
▪ Secteur Elections : planification, organisation et participation à l’ensemble des scrutins électoraux ; traitement de la liste électorale ; participation à l’organisation de la commission de contrôle.
Activités en liens fonctionnels avec la référente ou le référent du guichet unique et le chef de service relations aux usagers
▪ Secteur de l’accueil général : accueil physique et téléphonique du public et orientation des administrés vers les services gestionnaires et partenaires institutionnels ou organismes compétents ; analyse, identification et qualification de la demande et transmission d’un premier niveau d’information aux administrés et remise de dossiers relatifs aux démarches liées à l’enfance, au logement, aux affaires générales et état civil et dans les annexes de l’action sociale et contrôle et surveillance des accès de l’Hôtel de Ville.
▪ Secteur téléphonique : saisie des désordres signalés par les usagers et attribution des sollicitations déposées sur l’application.
▪ Secteur de l’accueil enfance : accompagnement des usagers dans la création de leur espace personnel et remise de documents ; calcul et établissement du quotient familial ; création des factures des dossiers séjours et encaissement des régies ; traitement des dossiers des inscriptions scolaires, périscolaires, centre de loisirs, séjours vacances et classes transplantées.
▪ Secteur logement : enregistrement et gestion des demandes de logement social ; rédaction des courriers divers et des suites à donner aux permanences de l’élu de secteur.
A SAVOIR SUR CE POSTE :
- Horaires 36h30 hebdomadaires - liés aux horaires d’ouverture au public : horaires décalés sur la semaine par roulement, le samedi par roulement.
- 25 jours de congés annuels + 9 RTT.
- Mobilité possible entre l’Hôtel de Ville et l’annexe du Bois l’Abbé.
- Restaurant dédié au personnel, foodles, prime annuelle, NBI = 10 pts.
- Disponibilité supplémentaire liées aux périodes électorales et recensement de la population. Profils recherchés - Titulaire du grade d’adjoint administratif ou de rédacteur ou d’un diplôme de niveau 5 dans le domaine du secrétariat ou de la comptabilité.
- Expérience de l’accueil du public vivement souhaitée.
- Connaissance de la réglementation relative à l’Etat civil, aux affaires générales et aux élections.
- Aisance relationnelle : sens de l’accueil et gestion des conflits.
- Qualités rédactionnelles
- Aisance dans l’utilisation des outils informatiques et bureautiques
- Connaissances appréciées des procédures relatives aux formalités administratives.
- Rigueur, organisation, esprit d’équipe et d’initiative
- Capacité de discrétion : confidentialité et secret professionnel.
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